Sedert 1 juli 2003 moeten Verenigingen van Mede-Eigenaars (VME’s) ingeschreven worden in de Kruispuntbank van Belgische Ondernemingen (KBO). Daarin vindt men sedertdien – althans in principe – elke Belgische VME terug met haar ondernemingsnummer, naam en zetel.

Met ingang van 1 april 2017 moet bij deze inschrijving ook vermeld worden wie de huidige syndicus is van de VME. Voor bestaande VME’s werd een overgangstermijn toegestaan om deze inschrijving in orde te brengen, welke afloopt op 31 maart 2018 (KB van 15 maart 2017 betreffende de nadere regels voor de inschrijving van de syndicus in de Kruispuntbank van Ondernemingen – BS 24 maart 2017).

Belang

Derden, denk aan schuldeisers maar bijvoorbeeld ook aan kandidaat-kopers van appartementen, hebben er belang bij te weten wie de syndicus is van een VME. Hij of zij is de spreekbuis van de VME, en meer dan dat: zo moeten aangetekende brieven aan een VME op straffe van nietigheid gericht worden zowel aan de syndicus als aan de zetel van de VME (de zetel is in het gebouw zelf, waar echter vaak geen brievenbus voor de VME voorzien is).

Een dagvaarding tegen een VME moet aan de zetel van de VME aangezegd worden maar de gerechtsdeurwaarder moet deze vervolgens ook per brief meedelen aan de syndicus.

Voorheen moest de identiteit van de syndicus enkel uitgehangen worden aan de ingang van het gebouw, wat het voor derden bemoeilijkte de identiteit van de syndicus te achterhalen. Wanneer een VME nu de gegevens van de syndicus in haar KBO-inschrijving vermeldt, kan iedereen dit hier met de spreekwoordelijke muisklik achterhalen.

Vanuit de overheid worden nog andere doelstellingen aangehaald die men met deze nieuwe verplichting wil bereiken, waaronder:

• Het makkelijker opsporen van de onwettige uitoefening van het beroep van syndicus;
• Als er problemen zijn met een syndicus, eenvoudiger kunnen achterhalen welke VME’s door deze syndicus beheerd worden;
• Administratieve vereenvoudiging en het inzamelen van statistische gegevens.

Praktisch

De VME, in de regel door tussenkomst van haar syndicus, moet zelf de inschrijving in de KBO up to date brengen. De praktijk leert dat er van de overgangsperiode tot 31 maart 2018 ruim gebruik wordt gemaakt, in de zin dat bij veel VME’s deze inschrijving thans nog niet in orde is.

De overgangsperiode geldt niet voor de benoeming van een nieuwe syndicus, dit moet voortaan altijd ten laatste de werkdag voor de aanvang van diens opdracht aangemeld worden (of binnen de 8 werkdagen na de aanstelling, als er minder dan 8 werkdagen zit tussen de benoeming en de start van de opdracht).

De inschrijving loopt via het ondernemingsloket en kost € 85,50 (tarief 2017, jaarlijks geïndexeerd).

Ook wijzigingen en doorhalingen moeten aan het ondernemingsloket worden meegedeeld en brengen dezelfde kost met zich mee. Ook de termijn is dezelfde: ten laatste de werkdag voor de inwerkingtreding, of binnen de 8 werkdagen na de beslissing als er minder dan 8 werkdagen zitten tussen de beslissing en de inwerkingtreding ervan.

Als er binnen de vereniging ook deelverenigingen zijn dan moet zowel de syndicus van de hoofdvereniging als de syndicus van de deelvereniging ingeschreven worden, zelfs als het dezelfde persoon is.

Sanctie

De wetgeving voorziet geen uitdrukkelijke sanctie als aan deze verplichting niet of te laat voldaan wordt.

Er kunnen nochtans nadelige gevolgen optreden voor VME’s: als de bekend gemaakte gegevens van de syndicus ontbreken of achterhaald zijn kan facturatie van leveranciers en andere communicatie verloren gaan, wat kan leiden tot bijvoorbeeld verwijlintresten of invorderingskosten. Zeker als de VME zou gedagvaard worden en er een verstekvonnis wordt uitgesproken kunnen de kosten oplopen.

Zowel eigenaars als derden kunnen via de zoekfunctie van de KBO kosteloos nagaan of de inschrijving van de VME volledig in orde is.

Bert Gregoir

Stappers Advocaten

Klik hier voor meer nieuwsberichten van deze auteur.