De btw-administratie heeft op 30 mei 2017 een nieuwe circulaire gepubliceerd over de btw-problematiek verbonden aan de gratis overdracht van goederen.  In essentie betreft deze circulaire een bevestiging van de door de btw-administratie tot op heden toegepaste btw-principes. Op een aantal punten bevat deze circulaire evenwel voor de praktijk enkele belangrijke nieuwigheden.

Een gratis overdracht van een goed impliceert in principe een correctie in hoofde van de overdrager (via beperking van het recht op aftrek van de btw of via de heffing van btw op een onttrekking). Deze correcties zijn in bepaalde situaties evenwel niet vereist. Het zijn deze situaties die verduidelijkt worden in de nieuwe circulaire.

Allereerst wordt bevestigd dat de gratis overdracht van handelsmonsters geen impact heeft op vlak van btw indien de kosten ervan als bedrijfslasten worden aanvaard voor inkomstenbelastingen. Handelsmonsters zijn goederen van dezelfde aard als de goederen die door het bedrijf gefabriceerd of verkocht worden en worden uitgedeeld met een publicitair doel (e.g. uitdeling van een nieuwe frisdrank die door een frisdrankfabrikant op de markt werd gebracht). Het is hierbij niet vereist dat de handelsmonsters op een speciale manier worden geconditioneerd of in een aparte vorm worden aangeboden, noch dat ze de uitdrukkelijke vermelding ‘(handels)monster’ dragen. Er kunnen meerdere handelsmonsters aan eenzelfde klant worden overhandigd zonder negatieve btw-gevolgen. Voor handelsmonster geldt evenmin een beperking in waarde. Het is wel van belang dat de belastingplichtige voldoende bewijs verzamelt om in geval van een btw-controle aan te tonen dat de goederen wel degelijk om niet werden uitgedeeld en bijvoorbeeld niet in het zwart werden verkocht (e.g. ontvangstbewijs, foto’s van de acties, etc.).

Het verstrekken van handelsmonsters dient te worden onderscheiden van de overdracht van handelsgeschenken van geringe waarde. In tegenstelling tot handelsmonsters, zijn handelsgeschenken voorwerpen die niet van dezelfde aard zijn als goederen die het bedrijf doorgaans verkoopt. Wanneer het geschenk in beroepsrelaties wordt gegeven en de aankoopprijs lager is dan 50,00 EUR (exclusief btw), kan de btw geheven op de aankoop in principe volledig in aftrek worden gebracht. Dit geldt niet voor tabak of geestrijke dranken waarvoor in principe geen btw-aftrek mogelijk is. De circulaire bevat een belangrijke wijziging ten opzichte van de oude regeling: voortaan kan men per beroepsrelatie slechts één handelsgeschenk verstrekken met behoud van recht op aftrek gedurende éénzelfde kalenderjaar. Voor de andere handelsgeschenken kan in principe geen btw-aftrek worden uitgeoefend. Tevens wordt verduidelijkt dat er geen btw-aftrek kan worden uitgeoefend voor kosten die verband houden met het verstrekken van een gratis dienst als handelsgeschenk. Daarentegen wordt btw-aftrek wel aanvaard voor het overhandigen van vouchers als handelsgeschenk die betrekking hebben op diensten (bv. een ballonvaart), met een maximale waarde van 50,00 EUR.

Reclameartikelen (e.g. pennen, agenda’s, kalenders, etc.) worden naar analogie met inkomstenbelastingen, als een afzonderlijke categorie behandeld. Voorheen bestonden hierover toelichtingen in de circulaire over btw en gezamenlijk aanbod. Voor dit soort artikelen kan de btw in aftrek worden gebracht wanneer zij (i) bestemd zijn voor zeer grote verspreiding en niet voorbehouden zijn aan een beperkte categorie klanten of zakenrelaties, (ii) een geringe waarde hebben voor wie ze ontvangt en (iii) opvallend en blijvend de benaming van de schenkende onderneming dragen. Verbruiksgoederen (zoals wijn, chocolade) vallen hier niet onder.

T.a.v. gelegenheidsgeschenken aan personeelsleden of aan kinderen van personeelsleden heeft de btw-administratie in het verleden aanvaard dat deze kunnen kwalificeren als collectieve sociale voordelen waarvan de verstrekking geen aanleiding geeft tot een onttrekking of herziening (zie btw-handleiding, randnummer 351). Hiervoor was vereist dat de aankoopprijs van de goederen lager was dan 35 EUR (exclusief btw) en dat de geschenken enkel op welbepaalde tijdstippen werden overhandigd (Sinterklaasfeest voor de kinderen van de personeelsleden; eindejaarsfeest voor de personeelsleden zelf;….). De circulaire versoepelt deze voorwaarden door de minimumaankoopprijs te verhogen tot 50 EUR enerzijds en niet langer vast te houden aan specifieke tijdstippen anderzijds. Net zoals bij handelsgeschenken kan men slechts één gelegenheidsgeschenk per jaar verstrekken.

De btw-administratie wijzigt ook haar standpunt ten aanzien van goederen, die normaal bestemd zijn voor de verkoop, maar in uitzonderlijke omstandigheden worden geschonken aan slachtoffers van een ramp. In dergelijke omstandigheden wordt aanvaard dat dit geen aanleiding geeft tot een herziening of onttrekking.

Tot slot wordt verwezen naar de reeds bestaande administratieve commentaren terzake het schenken van voedseloverschotten waarbij onder bepaalde voorwaarden wordt aanvaard dat er geen btw-gevolgen zijn voor de schenker. We merken op dat er in de praktijk tal van situaties denkbaar zijn waarbij ondernemingen, al dan niet in het kader van commerciële acties, gratis goederen leveren of gratis handelingen stellen. Indien dergelijke gratis leveringen niet gedekt worden door de situaties beschreven in deze circulaire dienen de gevolgen op vlak van btw goed te worden bekeken  (btw-aftrek, onttrekking, herziening,…). De vraag stelt zich onder meer of dergelijke gratis leveringen al dan niet gelinkt kunnen worden aan handelingen ten bezwarende titel (cf. gezamenlijk aanbod; bv. de verkoop X aantal goederen voor een prijs X-1) om op die manier repercussies op vlak van btw te vermijden. Dergelijke problematiek vereist vaak een ad hoc analyse, zowel op vlak van btw als op vlak van inkomstenbelastingen, waarbij kantoor Tiberghien de nodige bijstand kan aanleveren.

Bron: Circulaire 2017/C/32 van 29 mei 2017 betreffende handelsgeschenken en -monsters, reclameartikelen, geschenken en andere goederen die gratis worden verstrekt.

Het Tiberghien Btw-team:

Nils Vanhassel – Associate (Nils.Vanhassel@tiberghien.com)
Loulou Geboers – Associate (Loulou.Geboers@tiberghien.com)
Gert Vranckx – Associate  (Gert.Vranckx@tiberghien.com)
Stein De Maeijer – Senior Associate (Stein.Demaeijer@tiberghien.com)
Stijn Vastmans – Partner  (Stijn.Vastmans@tiberghien.com)