Partijen in een procedure voor de rechtbank delen vaak vertrouwelijke gegevens. Denken we maar aan slachtoffers van een ongeval of een medische fout, aan misbruik van minderjarigen of familiale geschillen. Die data, zoals medische en psychiatrische verslagen of delicate bedrijfsgegevens, worden verwerkt in rechterlijke uitspraken.

Eeuwenlang zijn magistraten en griffiers omzichtig omgegaan met deze vertrouwelijke en dikwijls gevoelige informatie. Door de informatisering ontstond echter een nieuwe dimensie. Als dergelijke gegevens worden opgenomen in databestanden, die in een minimum van tijd kunnen doorzocht worden, dringen bijkomende veiligheidsvoorzieningen zich op.

Een beproefd, veilig en gratis systeem: e-Deposit

Gelet op de noodzaak voor hoven en rechtbanken om documenten ook via elektronische weg te ontvangen, hebben informatici bij Justitie het zogenaamde e-Deposit systeem ontwikkeld. Dit laat toe om via beveiligde weg, na aanmelding met een persoonlijke e-ID, stukken neer te leggen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van dezelfde veilige technologie als Tax-on-Web. Zo wordt de indiener onbetwistbaar geïdentificeerd, waar dit vroeger niet het geval was met stukken die per post werden opgestuurd. Het systeem werkt probleemloos sedert februari 2015 voor alle hoven van beroep en arbeidshoven van dit land. Inmiddels is het ook beschikbaar voor de andere rechtbanken. Het is gratis en levert bovendien een grote besparing op aan werkings- en portkosten voor de griffiediensten, evenals voor de gebruikers.

Een omstreden, commercieel systeem: DPA

De beroepsverenigingen van de advocaten, de OVB en de OBFG, hebben recent een eigen systeem ontwikkeld, dat fungeert als doorgeefluik van advocaten aan het e-Deposit systeem: het DPA ofte Digital Platform for Attorneys. Vermits de ontwikkelingskost opliep, wordt voor het gebruik een vergoeding gerekend van 9,00 euro per neergelegde conclusie, 6,00 euro per dossier van overtuigingsstukken en 3,00 euro per brief. Deze bedragen, te verhogen met btw worden uiteraard aan de rechtzoekenden doorgerekend.

Het nut van dit DPA-platform wordt betwist door magistraten en advocaten. Waarom een dure tussenschakel maken terwijl er reeds een perfect en veilig werkend, gratis systeem bestaat?

Pro en vooral contra van DPA

Volgens de advocatenverenigingen wordt door DPA gegarandeerd dat wie zich als advocaat aanmeldt, wel degelijk advocaat is, en bovendien niet geschorst of geschrapt. Magistraten merken op dat bij e-Deposit met zekerheid wordt nagegaan wie de neerlegging deed, zodat het risico zo klein is dat het in geen geval de hoge DPA-kosten verantwoordt.

Bijkomend opperen de advocatenverenigingen dat met DPA de neergelegde stukken worden overgemaakt aan de andere in de zaak betrokken partijen. Dit is zo, voor zover de advocaten per zaak wel ingeven wie erin betrokken is. Magistraten wijzen erop, dat de enige instantie die zeker weet welke partijen en advocaten in een procedure betrokken zijn, hun griffie is. Het zou dus logischer zijn dat de griffie volautomatisch een bericht zendt aan alle betrokkenen telkens een neerlegging gebeurt.

Eventuele voordelen van DPA zijn aldus sterk betwistbaar en geenszins een verantwoording voor de torenhoge kostprijs van het systeem.

Verplichting bij koninklijk besluit

Daarenboven, als DPA dan toch voordelen biedt, zou je denken dat advocaten het wel massaal gebruiken. Dit bleek tegen te vallen. Geen zorg, de beroepsverenigingen kregen gedaan dat alle advocaten verplicht worden om gebruik te maken van DPA, bij koninklijk besluit van 9 oktober 2018 en het ministerieel besluit van dezelfde datum.

Meteen werd de toegang tot e-Deposit voor advocaten afgesloten en konden nog enkel niet-advocaten rechtstreeks gratis stukken elektronisch neerleggen via e-Deposit, met het vreemde gevolg dat een burger dan wel zelf gratis stukken elektronisch kon neerleggen, maar dat als zijn advocaat dit voor hem deed, hij ervoor zou moeten betalen.

Verplichting onderuit gehaald

Er ontstond protest over foutieve informatie dat “Rechtsgeldige elektronische neerlegging van conclusies door advocaten nog enkel kan via DPA-Deposit.”, terwijl artikel 860 van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt dat de rechter slechts een proceshandeling kan nietig verklaren als de wet het uitdrukkelijk voorziet. Dit werd inmiddels bevestigd door de Brusselse Ondernemingsrechtbank op 27 september 2019.

Verder merkten magistraten op dat artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek onvoldoende rechtsgrond bood om bij koninklijk en ministerieel besluit aan advocaten de verplichting op te leggen DPA te gebruiken, zodat rechters deze besluiten, op grond van de wettigheidsexceptie van art. 159 van de Grondwet, terzijde moesten schuiven, wat eveneens bevestigd werd in het vonnis d.d. 27 september 2019 van de Brusselse Ondernemingsrechtbank.

Raad van State vernietigt bepalingen

En vorige week heeft de Raad van State in een arrest van 12 december 2019 geoordeeld dat artikel 32ter Ger.W. inderdaad onvoldoende grond vormde voor deze verplichting, en de betreffende bepalingen vernietigd.

Maar er is meer. Het DPA-platform wordt beheerd door de CVBA DIPLAD, een vennootschap die gecontroleerd wordt door de beroepsverenigingen van de advocaten. Het gaat echter om een commerciële vennootschap, die bovendien reeds drie jaar op rij een negatief eigen vermogen heeft, zoals blijkt uit de neergelegde jaarrekeningen van 2016, 2017 en 2018.

Verder stelt DPA in haar eigen communicatie: “Alle ontvangen en verzonden documenten worden bewaard en zijn raadpleegbaar in de DPA-Box”, dus ook de documenten bestemd voor en ontvangen van de rechtbanken. Nochtans heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in haar advies van 5 september 2018 uitdrukkelijk gesteld   “Zij (i.e. de beroepsorganisaties die optreden als verwerkers) mogen in geen enkel geval de documenten bewaren die door hun toedoen werden doorgezonden aan de informaticasystemen van Justitie.”

Ook daar knelt dus het schoentje. Want weten de cliënten van de advocaten wel dat hun (vaak zeer vertrouwelijke) gegevens niet alleen worden overgemaakt aan de rechtbank, maar ook nog eens bewaard worden in een databank, beheerd door een commerciële vennootschap (DIPLAD)? En welke waarborgen zijn er m.b.t. de personeelsleden en externe consultants die er toegang toe hebben? Om van hacking-risico’s nog te zwijgen.

Uw vertrouwelijke gegevens te grabbel

Bovendien blijkt het de bedoeling om vonnissen en arresten ook via DPA over te maken aan de advocaten. Aldus zou DPA op termijn beschikken over een niet-geanonimiseerde databank van vrijwel de gehele Belgische rechtspraak, wat niet enkel een gigantisch privacy-probleem vormt, maar ook vragen doet rijzen over het eigendomsrecht van deze data.

Men moet zich dus de vraag stellen waarom dit DPA-platform werd ontwikkeld. Indien het werkelijk gebruiksmeerwaarde oplevert voor de advocaten, dan zouden zij het toch massaal gebruiken en is het niet nodig om zulks te verplichten. Of zijn er andere motieven?

En is het niet wenselijk vooraf een open debat te voeren over de behandeling van deze data? Heeft de rechtzoekende niet het recht te weten wat er met zijn gegevens gebeurt en of er zorgvuldig mee wordt omgesprongen?

Nood aan open debat

Woensdag 18 december 2019 vindt een algemene vergadering plaats van de Orde van Vlaamse Balies, waar zal besproken worden wat er nu moet gebeuren na het arrest van 12 december 2019 waarbij de verplichting voor advocaten om DPA te gebruiken voor elektronische neerlegging van stukken bij de rechtbanken vernietigd werd.

Hopelijk zullen de aanwezige vertegenwoordigers van de advocaten het niet enkel hebben over de financiële belangen van de balies, maar zullen zij het belang van de rechtzoekenden centraal stellen, zonder hen voor de kosten te laten opdraaien.

Niet Barbertje, maar Lothario moet hangen.

Frank Fleerackers

Hoogleraar, faculteit Rechtsgeleerdheid KU Leuven