Als werkgever hebt u de taak om het welzijn van uw werknemers te verhogen. “Dat geldt voor elke organisatie, ongeacht de grootte of de sector”, zegt David Verwimp, segmentverantwoordelijke Offices bij externe preventiedienst IDEWE. De risicoanalyse bepaalt hoe u dat best aanpakt. Zo kan u als werkgever nagaan welke preventiemaatregelen nodig zijn. Een notariskantoor met vijf werknemers heeft daarbij andere uitdagingen dan een industriële omgeving waar werknemers met zware machines of chemische producten omgaan.

“Het is pas als de werkgever een gezonde en veilige werkcontext schept dat ook de werknemer zijn deel van de verantwoordelijkheid voor veiligheid en gezondheid kan opnemen. De werkgever moet kunnen aantonen dat hij actie onderneemt om het welzijn in zijn onderneming te verzekeren. Samen met de leidinggevenden moet hij steeds het goede voorbeeld geven. Welzijn op het werk is echter ook een gedeelde verantwoordelijkheid. Werknemers moeten zich houden aan de regels die zijn afgesproken.”

“Welzijn op het werk is goed voor uw werknemers én uw kantoor”

Uw rol als werkgever voor welzijn en veiligheid van uw team

De verplichtingen van werkgevers zijn verzameld in de welzijnsreglementering en de Wet op het welzijn op het werk. Zo moet elke werkgever een interne dienst voor preventie en bescherming oprichten, met één of meerdere preventieadviseurs. In ondernemingen met minder dan twintig werknemers mag de werkgever de functie van preventieadviseur echter zelf opnemen.

Een externe dienst om welzijn om het werk te verbeteren

Werkgever en interne preventiedienst kunnen de ondersteuning inroepen van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

“Groep IDEWE is de grootste ‘externe dienst’ van het land”, zegt David Verwimp. “We helpen werkgevers en werknemers om het welzijn op het werk te verbeteren door het medisch toezicht te organiseren en hen te helpen bij de risicoanalyse en risicobeheersing. We steunen daarvoor uitsluitend op wetenschappelijke inzichten. Onze bijna duizend gekwalificeerde medewerkers, waaronder arbeidsartsen, ergonomen en preventieadviseurs psychosociale aspecten ondersteunen ruim 35.000 werkgevers en 822.000 werknemers.”

Risicoanalyse als basis

Al dan niet met de hulp van de interne en externe preventiediensten moet de werkgever een beleid ontwikkelen op het vlak van: veiligheid, bescherming van de gezondheid, psychosociale aspecten, ergonomie, hygiëne, verfraaiing van de arbeidsplaats en milieuaspecten die een invloed hebben op het welzijn van de werknemers.

De ideale vertrekbasis om een beleid op al deze gebieden uit te werken is de verplichte risicoanalyse. De bedoeling is dat minstens jaarlijks de risico’s in kaart worden gebracht.

De ideale vertrekbasis om een beleid op al deze gebieden uit te werken is de verplichte risicoanalyse. De bedoeling is dat minstens jaarlijks de risico’s in kaart worden gebracht. Sommige knelpunten kunnen weggewerkt worden, in andere gevallen zullen maatregelen moeten genomen worden om risico’s te beheren. Op een notariaat zal het bijvoorbeeld gaan over ergonomische risico’s, omdat mensen gedurende de werkdag lang achter het computerscherm stilzitten zonder te bewegen.

Welke risico’s?

Arbeidsongevallen

Zeker in industriële omgevingen weegt het vermijden van arbeidsongevallen door. In kantooromgevingen is dit minder het geval, wat niet wil zeggen dat er geen gevaar voor arbeidsongevallen is. Ook in een notariaat moet u dus hulpverleners aanduiden en moet er EHBO-materiaal ter beschikking zijn.

Brand

Om het risico op brand te verminderen, moet u een brandpreventiedossier opstellen. Het noodplan, dat er deel van uit maakt, bepaalt hoe en op welke tijdstippen evacuatieoefeningen worden georganiseerd. Tot slot moet u ook brandbestrijdingsmaatregelen nemen en zorgen voor de opleiding van hulpverleners die bij brand de leiding kunnen nemen.

Psychosociale risico’s

De jongste jaren ligt heel wat aandacht op psychosociale risico’s.

“47,2 procent van de werknemers worstelt met emotionele uitputting”, aldus David Verwimp nog. “Het is een van de belangrijkste oorzaken van burn-out. 15,3 procent van de werknemers wordt geconfronteerd met agressie op het werk en grensoverschrijdend gedrag. De persoonlijke problematiek die ermee gepaard gaat is vaak schrijnend. Het brengt echter ook de organisatie en de samenleving schade toe.”

Een gezonde, veilige werkomgeving en werkbaar werk zorgen ervoor dat mensen gelukkiger en productiever aan de slag zijn maar ook dat ze minder ziek worden.

Een gezonde, veilige werkomgeving en werkbaar werk zorgen ervoor dat mensen gelukkiger en productiever aan de slag zijn maar ook dat ze minder ziek worden. Werkgevers die inzetten op veiligheid, welzijn en gezondheid voorkomen bovendien niet alleen de hoge kosten van arbeidsongevallen en ziekteafwezigheid, de inspanningen zijn ook onbetaalbaar voor het beeld van het bedrijf op de arbeidsmarkt. Het is in de eenentwintigste eeuw een van de belangrijkste manieren om gekwalificeerde werknemers aan te trekken en ervoor te zorgen dat ze duurzaam aan de bedrijfsdoelen kunnen meewerken.

Waar moet u aan denken voor de veiligheid, gezondheid en welzijn op uw notariaat?

Ten slotte geven we nog graag negen aandachtspunten mee, die u kunnen helpen uw welzijnsbeleid uit te werken:

1. Bent u met uw notariaat lid van een externe dienst die uw welzijnsbeleid mee vorm helpt geven?
2. Wie neemt de rol op van interne preventieadviseur?
3. Hebt u een algemene risicoanalyse uitgevoerd? Denk eraan om die jaarlijks te evalueren en up-to-date te houden.
4. Hebt u brandpreventiedossier opgesteld met een intern noodplan?
5. Is de hulpverlening georganiseerd met een of meerdere hulpverleners, EHBO-materiaal, een eerstehulpregister?
6. Hebt u al aan een alcohol-, middelen- en drugsbeleid gedacht?
7. Is het minder dan vijf jaar geleden dat u een risicoanalyse beeldschermwerk hebt uitgevoerd? Met de Optidesk-tool van IDEWE houdt u ook de vinger aan de pols van andere ergonomische parameters die essentieel zijn voor comfortabel kantoorwerk.
8. Denk aan een risicoanalyse psychosociale aspecten om werkdruk, stress en andere bedreigingen op het mentale welzijn in kaart te brengen.
9. Sinds 21 mei 2019 moet de binnenluchtkwaliteit op de werkplek voldoen aan aangepaste voorwaarden. Om dit te controleren is een risicoanalyse verplicht.

Met dank aan David Verwimp