“We vinden geen medewerkers meer. We hebben al zo lang vacatures staan maar er komt geen reactie …” Notarieel medewerker, het lijkt zowaar het nieuwe knelpuntberoep. Wat kunnen we eraan doen?

Waarom kiezen mensen voor een job? Omdat ze van betekenis willen zijn, omdat ze het werk inhoudelijk interessant vinden, omdat er variatie is, omdat er een work/life balance is, omdat er groeiperspectieven zijn, omdat er plaats is voor persoonlijke ontwikkeling, omdat ze in een omgeving terechtkomen waar er aandacht is voor wie zij zijn als mens, omdat ze voldoende vakantie krijgen, omdat ze veel flexibiliteit krijgen, omdat ze veel autonomie en zelfstandigheid krijgen, omdat ze erkenning krijgen, omdat ze het gevoel hebben dat ze tot een team behoren, omdat ze een mooie verloning krijgen, …. Scoort het notariaat voldoende op elk van deze onderdelen?

De tijd dat notarissen hun medewerkers kozen, is voorbij. De medewerkers kiezen hun notariaat. En daarbij kijken ze kritisch naar heel wat aspecten. Wie nog talent wil, zal zich als een aantrekkelijke werkgever moeten presenteren. En dat vraagt net een tikkeltje meer dan een wekelijkse fruitmand.

Net als in andere sectoren, zal de notaris-werkgever meer oog moeten hebben voor werkgeluk. Werkgeluk is veel méér dan welzijn op het werk, of plezier hebben in het werk dat je doet. Werkgeluk draait om de totaalervaring: een professionele missie waaruit men voldoening haalt, die enthousiasmeert, motiveert, inspireert etc.

Is een job een noodzakelijk kwaad of een stimulans tot persoonlijke groei?

Moeten wij daarvoor zorgen als notaris, hoor ik u al vragen? Wij zorgen al voor brood op de plank. Is het onze rol om te zorgen voor ‘geluk op de plank’?

Ik denk het wel, en wel om twee goede redenen:

1. Gelukkige werknemers leveren beter en sneller werk af en blijven langer. Uit onderzoek blijkt dat investeren in werknemersgeluk zich tot vijf keer terugbetaalt.
2. Medewerkers zoeken meer dan enkel een job ‘om den brode’. Wil u, in tijden van schaarste, medewerkers vinden, dan zal u ook meer dan brood alleen moeten aanbieden.

Hoe kan je als notaris het werkgeluk opkrikken?

‘Werken’ kost energie (= inspanning), maar werken geeft ook energie (= voldoening). Zolang het werk meer energie geeft dan het kost, spreken we van ‘werkgeluk’. Het werkgeluk bepaalt het welzijn op het werk. Daarom:

Werkgeluk = ‘energiegevers’ minus ‘energievreters’.

Notarissen hebben de neiging om zich te focussen op het verminderen van de energievreters. Het is echter hoog tijd om meer aandacht te geven aan de energiegevers. En hiervoor heeft u meer sleutels in handen dan u misschien denkt.

De energievreters

Werken kost onvermijdelijk energie: er is de werklast, de woon-werk verplaatsing, de druk van de klanten, van het thuisfront, van de baas, van de collega’s …

Een slechte organisatie, een onduidelijke taakverdeling, gebrek aan communicatie, gebrekkige infrastructuur, conflicten, … kunnen de energievreters versterken, soms tot een onhoudbaar niveau, met uitval en verloop tot gevolg.

Er zijn de afgelopen jaren heel wat initiatieven genomen om notarissen te helpen met het verlagen van de energievreters, niet in het minst in het Tijdschrift Notarieel Management.

Maar om het werkgeluk te verhogen, moeten notarissen een stap verder gaan en ook durven investeren in energiegevers.

De energiegevers

Werken kan ook energie geven. Het kan voldoening, zingeving, geborgenheid, financieel comfort, etc. geven. Inzetten op energievers kan onverhoopte voordelen opleveren. Laat ons ze even van nabij bekijken.

‘Betrokken’ leiderschap

Niets of niemand heeft meer impact op werkgeluk als de notaris zelf. Handelt de notaris vanuit vertrouwen, geeft hij autonomie en sturing aan de medewerkers, is hij oprecht begaan met hun welzijn, geeft hij om hun mening, geeft hij blijk van waardering …? Modern leiderschap is meer dan instructies geven en taken verdelen. Modern leiderschap is ‘betrokken’ leiderschap. De relatie met de medewerker gaat verder dan een rationele werkgever-werknemerrelatie (ik betaal, u draait). De notaris voelt zich betrokken bij, en neemt tijd voor, de mens achter de werknemer. De notaris stelt zich niet alleen de vraag ‘wat de medewerker zou moeten doen’, maar ook wat die medewerker als mensnodig heeft om te kunnen presteren. Hij leeft zich in in de gevoelens van zijn medewerker en bekommert zich om diens situatie.

Zo vertelde een medewerker: Ik had te veel werk, maar durfde het niet aankaarten bij de notaris. Tot op het ogenblik dat ik echt crashte. De notaris zei “ik had het al gezien dat je het druk had”. Stel u zich eens in de plaats van de medewerker die dit te horen krijgt. De betrokken leider grijpt proactief in.

Hoe begin ik eraan? Besteed aandacht aan uw eigen persoonlijke groei als ‘betrokken leider’ (via coaching, opleidingen, lectuur, …) en aan het ontwikkelen van uw eigen empathische en emotionele resonantie. Stel bij organisatorische beslissingen uzelf ook steeds de vraag: Wat hebben mijn medewerkers emotioneel (motivatie, appreciatie …) en praktisch (opleiding, tijd, infrastructuur, …) nodig om mijn beslissing uit te voeren.

Een veilige feedbackomgeving

De notaris die het werkgeluk van zijn medewerkers wil verhogen moet ook een ‘veilig’ feedbackklimaat creëren. Dit is een omgeving waarin de medewerker zichzelf kan zijn, waarin fouten niet afgestraft worden maar een constructief leermoment vormen, waar fouten worden toegegeven en niet weggestopt. Een omgeving ook waarin men zelf ook aan de notaris feedback kan/mag geven en dit door de notaris ook op prijs wordt gesteld.

Hoe begin ik eraan? Creëer een klimaat van openheid: vraag zelf feedback aan uw medewerkers. Zorg voor een veilig gevoel rond leren en fouten maken. Durf als eerste zelf fouten toegeven.

Het team

Mensen zijn sociale wezens. Collega’s die steun bieden aan elkaar, elkaar respecteren en waarderen, die betrokken zijn met elkaar. Een team zorgt voor een gevoel van veiligheid … of onveiligheid. Wanneer de medewerkers onderling geen team vormen, verdwijnt meteen een van de belangrijkste energiegevers.

Hoe begin ik eraan? Doe regelmatig teamactiviteiten. Laat uw medewerkers zelf met voorstellen komen. Leg hen geen beperkingen van budget op, ze verdienen uw vertrouwen en zullen heus geen ‘zotte’ dingen doen. Wees streng met ‘rotte appels’. Het werk dat ze verzetten weegt nooit op tegen de (energie)schade die ze veroorzaken. Herstructureer uw kantoor met focus op meer samenwerking tussen de medewerkers door kleinere teams te maken.

Autonomie

Autonomie gaat over het gevoel hebben dat je controle hebt over waar je dagdagelijks mee bezig bent, dat je inspraak hebt, dat er ruimte is voor creativiteit. Als iemand je zegt wat je moet doen, hoe je het moet doen, wanneer je het moet doen, is er geen autonomie. Uiteraard kan er geen 100% autonomie zijn, maar gebrek aan autonomie leidt tot minder werkgeluk en daardoor minder creativiteit en productiviteit. Autonomie geven betekent het doel vooropstellen, maar de medewerkers de ruimte en autonomie geven om dat doel te bereiken. Om na te gaan of je medewerkers het gevoel hebben redelijk autonoom te kunnen werken zou je hen kunnen laten scoren op de volgende vraag: “de meeste dingen die ik doe, voelen aan alsof ‘het moet’”. Een hoge score wijst op weinig autonomie.

Hoe begin ik eraan? Stel een organigram op met duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden. Geef medewerkers verantwoordelijkheden i.p.v. taken.

Ontplooiing en persoonlijke groei

In welke mate zijn de verwachtingen en competenties op elkaar afgestemd en wordt er gezorgd dat iemand kan bijleren in zijn/haar job. Is er ruimte om vaardigheden te verdiepen, is er ruimte voor persoonlijke ontwikkeling? Kan ik verder evolueren in mijn job of word ik verondersteld altijd hetzelfde te blijven doen? Kunnen er alleen vaktechnische bijscholingen gevolgd worden, of is er openheid voor ook andere bijscholingen rond bijvoorbeeld communicatie, omgaan met stress etc.

Hoe begin ik eraan? Zorg voor carrièrepaden en groeipotentieel. Geef ruime toegang tot bijscholing, ook andere dan puur juridisch-technische opleidingen.

Gezondheid

Dit omvat zowel de fysieke als geestelijke en sociale gezondheid. “Gezondheid is een toestand van volledig fysiek, geestelijk en sociaal welbevinden en niet het louter ontbreken van ziekte”. Moderne werkgevers investeren in de ‘gezondheid’ van hun medewerkers. In mentale weerbaarheid, stressbeheer, sport en beweging, voeding … Tijdverlies denken vele nog. Het ziekteverzuim bedraagt in België 3,5%. Of 7 dagen per werknemer per jaar …

Hoe begin ik eraan? Toon uw bezorgdheid omtrent ‘gezondheid’. Geef eventueel het voorbeeld en zorg voor stress verlagende activiteiten tijdens de werkuren zoals: (i) wandelen/sporten over de middag, (ii) yoga/mindfulness/meditatie op het werk, (iii) gezonde voeding.

Ontstress de omgeving, o.m. via: (i) veel planten en licht, (ii) geluidsdemping, (iii) afzonderingsruimtes, (iv) een kantoordier.

Financiële tevredenheid

De financiële vergoeding zal voornamelijk de extrinsieke motivatie stimuleren. Het is uiteraard beter om de intrinsieke motivatie (werken omdat men graag werkt, omdat men voldoening haalt uit zijn werk) te stimuleren, doch wanneer een medewerker zijn loon onrechtvaardig vindt, dan leidt dat tot frustratie en demotivatie. If you pay peanuts, you get monkeys. Is het notariaat nog marktconform als het gaat om verloning of andere voordelen?

Hoe begin ik eraan? Onderzoek wat marktconform is in uw regio. Zorg voor een dynamisch verloningspakket, gekoppeld aan carrière-evolutie. Think-out-of-the-box: zoek alternatieven voor ‘geld’ (extra vakantiedagen, team-incentives, opleidingen, e-bike, …).

Zingeving

Werken we echt alleen voor het geld, of hebben we ook een ‘hoger’ doel? Het gevoel bij te dragen aan de maatschappij, verwarmt de ziel en verhoogt de energie om een tandje bij te steken.

Uit onderzoek blijkt dat zelfs wanneer de job heel hoge energievreters heeft, de energiegevers voor driekwart het geluk kunnen bepalen. Met andere woorden, er is een belangrijke taak voor u als notaris weggelegd om het werkgeluk van uw medewerkers te stimuleren, tenminste als u een aantrekkelijke werkgever wil blijven/worden.

Hoe begin ik eraan? Definieer samen met het team de missie, visie en waarden van het kantoor. Denk samen na over hoe u in uw regio een maatschappelijke rol kan vervullen.

Kies voor een totaalaanpak. Denk aan de energievreters, maar ook aan de energiegevers. Herdenk uw rol als werkgever en hervorm uw notariaat naar een omgeving waar werkgeluk vooropstaat.

Gebruik de tips hierboven om de energiegevers te versterken.

Sofie Storms, consultant FrahanBlonde, coach en erkend bemiddelaar, Trainer Geweldloze Communicatie.

Deze tekst verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, 2022/1. Voor meer info en abonnementsvoorwaarden.