‍Nood aan verandering binnen uw kantoor? Dan moet u zorgen dat ook uw medewerkers mee zijn. En dat is niet altijd makkelijk. Mensen en organisaties staan van nature immers wantrouwig tegenover verandering. Het is de cruciaal dat u uw hele team van de noodzaak overtuigd. Hoe pakt u dat aan?

Nood aan verandering?

Zelfs als alles goed lijkt te lopen (mooie resultaten, tevreden cliënten, tevreden medewerkers), is er altijd plaats voor verbetering. Het is een goed idee om uit te gaan van het motto: “Stilstaan is achteruitgaan.” Plannen maak je niet voor de eeuwigheid. Een werkwijze kan vandaag perfect zijn, maar de kans dat dezelfde manier van werken vijf jaar later nog steeds aangepast is aan (de gewijzigde) omstandigheden, is eerder klein. Uw organisatie wordt voortdurend gedwongen om zichzelf verder te ontwikkelen omdat medewerkers het kantoor verlaten, de markt evolueert en nieuwe concurrenten opduiken.

Een cruciale eerste stap is dan ook om zelf te accepteren dat verandering nodig blijft.

Verandermanagement

Omgaan met evoluties en nieuwigheden duiden we aan met de term ‘verandermanagement’. Het kan u als professional helpen om iedereen op één lijn te krijgen.

Aangezien de attitude van uw medewerkers, voor een groot deel het succes van uw kantoor bepaalt, is het cruciaal om hen zo snel mogelijk te betrekken ook bij geplande veranderingen. Het creëren van draagvlak en eensgezindheid is dan ook een must.

‍Hoe creëert u een draagvlak bij uw medewerkers?

Zorg voor een ‘sense of urgency’

Leg uit waarom u aanvoelt dat er nood is aan verandering. Maak heel duidelijk wat er precies moet veranderen en hoe u dat wil aanpakken. Zo toont u de meerwaarde aan voor het kantoor én het team. Wanneer uw medewerkers ook overtuigd zijn van de positieve effecten van de geplande veranderingen, zullen ze ook de groeipijnen die bij een nieuwe aanpak horen, er makkelijker bijnemen.

Eigen inbreng van uw medewerkers

Dé manier om te zorgen dat een verandering gedragen wordt door het team, is de individuele teamspelers zelf verantwoordelijkheid te geven. Met een inclusief project, waarin alle teamleden participeren, vormt u een coalitie die innovatie aanvaardt. Meer zelfs zo zullen uw medewerkers het project ook actief ondersteunen.

Houd de voortgang bij

Wanneer u een verandering doorvoert, is het cruciaal om de voortgang ervan te meten. Dit kan eenvoudig door KPI’s te integreren of door middel van rapportages. Cruciaal is dat u deze voortgang ook in team bespreekt. Wanneer medewerkers succes ervaren tijdens deze evaluatiemomenten, krijgen ze nieuwe energie voor volgende stappen.

Software als motor?

Het juiste softwarepakket kan helpen om draagvlak te genereren voor verandering.

Het juiste pakket zorgt immers dat iedereen de nodige aandacht krijgt: de individuele medewerkers, maar ook de verschillende teams en het kantoor als geheel.

Zo zet u software optimaal in:

• Bereid de implementatie grondig voorbereid.
• Werk met een gestructureerd stappenplan met aandacht voor onboarding en training van medewerkers.
• Zorg dat het gekozen pakket beantwoordt aan de actuele noden binnen het kantoor.

Verandering als onderscheidende factor van het notariskantoor

Verandering hoort zeker geen doel op zich te zijn, maar vormt wel een fundamentele voorwaarde om uw kantoor te blijven onderscheiden in een snel evoluerend juridisch landschap.

Het (succesvol) bestendigen van verandering vraagt draagvlak binnen uw team. Heldere communicatie rond de geplande hervormingen, inbreng van de medewerkers en een ondersteunend softwarepakket kunnen aan dit succes bijdragen. Het betrekken van medewerkers bij dit volledige proces is een logische maar absoluut noodzakelijke voorwaarde om de innovatie duurzaam te verankeren. Het uiteindelijke rendement zal daarom onlosmakelijk verbonden zijn met de mate van betrokkenheid van uw medewerkers.

Knowlex