De reprobel-aangifte. Een term die vele ondernemers niet meteen bekend in de oren klinkt maar dan valt daar plots die aangifte in de bus. Wat moet je nu precies doen met die aangifte, welke stappen moet je ondernemen en vooral moet er iets betaald worden? We geven je graag een overzicht van de to do’s.

Reprobel-aangifte in de praktijk

Reprobel is de instantie die instaat voor de inning van reproductievergoedingen, met andere woorden vergoedingen voor het maken van prints en fotokopieën, al dan niet digitaal, van auteursrechtelijk beschermde werken voor intern gebruik. Het doel van Reprobel is in feite hetzelfde als dat van SABAM nl. auteursrechten innen en herverdelen onder de auteurs. Hier gaat het echter om geschriften (boeken, artikels…) en niet over muziek. Belangrijk is dat in principe elke ondernemer verplicht is jaarlijks een aangifte in te dienen.

Wanneer aangifte indienen?

De deadline voor deze aangifte betreffende referentiejaar 2021 is 15 april 2022. Het is wel belangrijk om op te merken dat enkel indien je een brief hebt ontvangen met daarop een gebruikersnaam en wachtwoord je een aangifte moet invullen. Heb je gedurende het referentiejaar geen fotokopieën genomen dan zal je een nulaangifte moeten indienen. Wanneer je geen brief ontvangen hebt, is het indienen van een aangifte niet mogelijk. Je kan natuurlijk altijd spontaan een aangifte doen en hiervoor Reprobel contacteren. Heb je wel een brief ontvangen dan moet je deze tijdig indienen, zo niet riskeer je een boete.

Hoe aangifte indienen?

STAP 1: Log je in op het online portaal van Reprobel.

STAP 2: Check en vul je facturatiegegevens aan onder “Mijn profiel” via de knop “Beheer mijn profiel”.

Het is belangrijk om de Nacebelcode te controleren. Deze is immers later belangrijk voor de aangifte en de prijs van een eventuele licentie.

Hier kan je het ook aanduiden indien je beschikt over een papieren persoverzicht of een documentatiecentrum.

• Persoverzicht: een overzicht dat systematisch opgemaakt wordt en intern verspreid wordt onder de werknemers, dat bestaat uit fotokopieën en/of prints in verschillende exemplaren van uittreksels uit kranten, weekbladen en tijdschriften.
• Documentatiecentrum: een plaats in uw onderneming waar informatie centraal beschikbaar wordt gesteld (voor raadpleging, uitlening of verdere interne verspreiding) ten behoeve van een groep werknemers of andere gebruikers.

Beide termen hebben een invloed op de kostprijs van de licentie/aangifte.

STAP 3: Start de aangifte via de knop “Naar mijn aangifte”.

STAP 3a: Allereerst wordt gevraagd om het aantal werknemers mee te delen. Normaliter wordt de categorie waartoe je behoort automatisch correct ingevuld op basis van de eerder gecontroleerde Nacebelcode. De verschillende categorieën zijn:

• (I) Iedereen die niet onder II of III valt.
• (II) Gemengde activiteiten: naast het louter verlenen van diensten of leveren van goederen ook intellectuele dienstverlening bv. accountants, architecten, ingenieurs, consultants, etc.
• (III) Louter intellectuele dienstverlening: bv. advocaten, notarissen, etc.

STAP 3b: Nu kan je kiezen tussen volgende mogelijkheden:

• Ofwel kies je voor de licentie die Reprobel voorstelt. (1)
• Ofwel kies je voor de vergoedingsregeling per kopie/print of per relevante werknemer. (2)

De licentie is duurder dan de vergoeding per kopie, maar biedt ook voordelen. Zo mogen onder deze vergoeding beschermde werken digitaal gereproduceerd worden, wat met de vergoeding per kopie niet toegelaten is.  Het risico op controle is hierdoor een pak kleiner, alsook het risico op boetes en/of tariefverhogingen. Een tariefverhoging van 0,1 euro per pagina kan worden opgelegd. Daarnaast zorgt dit voor een vereenvoudiging op administratief vlak.  Je hoeft niet bij te houden te hoeveel kopieën genomen werden.

De kostprijs van de gecombineerde licentie kan je terugvinden op de website van Reprobel. Deze varieert van 35 euro tot meer dan 85 euro, afhankelijk van het aantal relevante werknemers.

Indien je een nulaangifte wenst in te dienen dan kies je niet voor de gecombineerde licentie. Daarna kan je in de volgende stappen een forfaitaire aangifte per werknemer of per kopie indienen.

• De forfaitaire prijs per werknemer bedraagt afhankelijk van de categorie waartoe je behoort 8, 12 of 20 euro.
• De forfaitaire prijs per kopie bedraagt 0,0554 euro.

Heb je hieromtrent nog vragen of wens je bijstand bij het indienen van deze aangifte? Contacteer ons dan hier of maak een afspraak.

Emma Gilgemyn, fiscaal adviseur Titeca