De aangifteperiode van de personenbelasting komt tot groot jolijt van menig accountant weer dichterbij. Hoewel de voorbereiding van de aangifte PB een eerder geïsoleerde dienstverlening uitmaakt, vormt zij voor de klant vaak een accurate weerspiegeling van de manier van werken van de accountant. Vragenlijsten die worden gehanteerd, de structuur en transparantie die wordt geboden tijdens het proces, stiptheid en respect voor deadlines, … Het zijn slechts enkele factoren die de klant een hint kunnen geven over de kwaliteit van de accountant. Als accountant vermijdt u dan ook best de volgende valkuilen!

Reeds gekende gegevens niet gebruiken

“Mijn accountant heeft die informatie toch al?”- hoor je de klant al denken. Heel vaak krijgen klanten bij het begin van de aangifteperiode een lege file opgestuurd met de vraag om hun persoonlijke gegevens in te vullen. Jaar op jaar moeten ze dezelfde informatie aanleveren, terwijl de accountant deze gegevens reeds kent, maar geen gemakkelijke manier ter beschikking heeft om de gekende info aan de klant mee te delen. Dit is een van de grootste missers wanneer het gaat over het verzamelen en actualiseren van de klanteninformatie, gezien het de klant erg lastig wordt gemaakt om zijn gegevens up to date te houden. Hij krijgt het gevoel elk jaar ‘nieuw’ te zijn bij het kantoor, wat de klantenervaring uiteraard niet ten goede komt.

TIP: hebt u de gegevens van uw cliënteel reeds ter beschikking, maar wilt u ervoor zorgen dat ze elk jaar de gekende informatie op een eenvoudige manier kunnen bevestigen of aanpassen waar nodig? Zorg er dan voor dat u de juiste softwarepartner kiest die het hergebruik van data mogelijk maakt, en het zo de klant én u gemakkelijk maakt om de informatie up-to-date te houden.

Onpersoonlijke informatieverzameling

In het beste geval vermeldt de aanspreking simpelweg “Beste klant”. Dit is wellicht één van de pijnlijkere vergissingen die u als accountant kan maken. Het vertelt de klant namelijk dat uw kantoor weinig tot niets weet over hem of haar, geen idee heeft welke informatie al beschikbaar is en dat het een gestandaardiseerde e-mail heeft verstuurd naar het volledige klantenbestand. Copy, paste, send, dus! Met andere woorden: de persoonlijke aanpak (nochtans een veelgebruikt buzzword op de gemiddelde website van een accountant) wordt hier niet helemaal waargemaakt.

TIP: Werkt uw kantoor al met software om de informatieverzameling te automatiseren? Besteed aandacht aan alle details! Vanuit welk e-mailadres vertrekt de uitnodiging? Wordt het design van de toepassing volledig aangepast naar de huisstijl van het kantoor? Kunnen de e-mails gepersonaliseerd worden?

Onjuiste of onvolledige gegevens

Als accountant draagt u een grote verantwoordelijkheid bij het invullen van de aangifte personenbelasting. U vermijdt dan ook beter dat bepaalde gegevens van de klant niet of foutief worden verwerkt in de aangifte, bijvoorbeeld omdat de klant deze onjuist of onvolledig heeft aangeleverd. Een handig hulpmiddel? Laat de vragenlijst (digitaal) ondertekenen door uw klant. Dit geeft heel wat extra comfort over de juistheid van de aangeleverde gegevens. Daarnaast biedt het een bijkomende incentive voor de klant om de vragenlijst zo goed mogelijk in te vullen! Tot slot verdient het ook de voorkeur om een goedkeuring van de klant te verkrijgen voordat de aangifte effectief wordt ingediend. Op deze manier kunnen onnodige discussies na de indiening vermeden worden.

TIP: Bekijk zeker de mogelijkheden om de digitale handtekening of goedkeuring te integreren in de verschillende fases van het aangifteproces. Hecht ook belang aan de manieren waarop de klant kan ondertekenen (bijv. via SMS, eID, Itsme, etc.)

Gebrek aan opvolging

Het is intussen een publiek geheim binnen de accountancysector: ondernemers antwoorden zelden vanaf de eerste keer op e-mails. De vraag om informatie voor de aangifte personenbelasting aan te leveren verdwijnt dan ook vaak in de krochten van hun mailbox. Structurele opvolging is met andere woorden essentieel! Ook uw klant heeft hier immers baat bij: hoe sneller de gegevens worden aangeleverd, hoe meer tijd er overblijft om de aangifte kwalitatief en volledig voor te bereiden. Ga dus op zoek naar een methode om ondernemers blijvend te herinneren om de informatie aan te leveren en hanteer eventueel interne deadlines.

TIP: Manuele herinneringen kosten uw kantoor enorm veel tijd en moeite. Onderzoek daarom mogelijkheden om op kantoorniveau een duidelijke systematiek of methode te hanteren (bijv. telkens om de twee of drie weken). Kies voor een softwarepakket dat automatische herinneringen kan uitsturen, zodat de opvolging volledig uit handen wordt genomen.

Zo, hopelijk kunnen deze tips helpen bij een vruchtbare aangifteperiode binnenkort! Maar hoe scoort uw kantoor op bovenstaande punten? Een bank vooruit, of toch nog wat werk aan de winkel? Bij Accounton tillen we uw personenbelasting workflow graag naar het volgende niveau!

Accounton

Ontdek onze Personenbelasting Assistent via www.accounton.io en boek een gratis demo.