Hebt u medewerkers in dienst? Dan weet u als geen ander dat de loonadministratie elke maand voor behoorlijk wat stress kan zorgen. Uren inboeken, verlofdagen goedkeuren, ziektedagen registreren, de administratieve rompslomp neemt vaak meer tijd in beslag dan u zou willen. Met deze tips helpen wij u graag op weg om voortaan snel en foutloos uw loonadministratie af te handelen.

Zorg voor een goed contact met uw sociaal secretariaat

Om de loonberekeningen uit te voeren, werken veel werkgevers samen met een sociaal secretariaat. Om fouten te vermijden, is het belangrijk dat uw contactpersoon goed op de hoogte is van uw dossier. Het is daarom handig om een vaste contactpersoon te hebben. Persoonlijk contact, praktische informatie, proactief meedenken én een transparante en duidelijke prijs is daarbij erg belangrijk.

Nood aan extra ondersteuning? Dan kunt u onze specialisten ook inschakelen als HR-afdeling op afstand. Ons doel is dan ook om u maximaal te ontzorgen als werkgever.

Maak een jaarkalender op

Heel wat zaken komen jaarlijks terug, denk maar aan vakantiegeld, eindejaarspremies, indexaties of vastgelegde vrije dagen. Door een jaarkalender op te maken, bent u elk jaar voorbereid op wat gaat komen. Het kan handig zijn om daarnaast ook een jaarkalender voor uw personeel op te maken. Zo weten ze op voorhand wanneer er een bijkomende betaling zal gebeuren. Op deze kalender kunnen ook (vervangings)feestdagen worden aangeduid. Dat maakt het zowel voor uw personeel als voor uzelf duidelijk wanneer welke zaken worden ingepland.  

Communiceer transparant met uw medewerkers

Een goede communicatie is cruciaal in een onderneming en zorgt voor tevreden medewerkers. Door proactief bepaalde wijzigingen inzake loon te communiceren, denk aan een indexatie, loonsverhoging of bonus, beperkt u het aantal vragen en krijgen uw medewerkers het gevoel dat ze op de hoogte zijn van alles. Ook wanneer er een foutje in de berekening sluipt, bespreekt u dit best vooraf met uw medewerker. Het is mogelijk om documenten met uw medewerkers te delen. Alle medewerkers krijgen dan dezelfde duidelijke informatie, zodat u geen aparte mails hoeft te versturen.

Werk met gebruiksvriendelijke tools

Om u zoveel mogelijk te kunnen concentreren op uw zaak, is het belangrijk om waar mogelijk tijd te besparen. Gebruiksvriendelijke tools kunnen daarbij voor de nodige gemoedsrust zorgen. Met Vandelanotte Payroll kunnen uw medewerkers bijvoorbeeld zelf verlof aanvragen via hun persoonlijk werknemersplatform. Nadat u het verlof hebt goedgekeurd, komt het automatisch in de maandelijkse payrollkalender. Daarnaast kunnen ze in het platform ook hun persoonlijke gegevens zoals burgerlijke staat, adres en bankrekeningnummer aanpassen, en hun persoonlijke loonfiches raadplegen. Dit vermijdt heel wat mailverkeer en bespaart tijd voor u als werkgever.

Marie-Laure Dekeyzer, Advisor Vandelanotte