Elke advocaat wil meer doen in minder tijd. Factureerbare uren en productiviteit zijn immers belangrijke sleutels tot succes voor het kantoor en haar cliënten. Advocaten zijn dan ook steeds op zoek naar manieren waarop technologie hun werklast kan verlichten om zo het kantoor te laten groeien en uitzonderlijke service te blijven bieden. Hier zijn vijf manieren waarop technologie kan helpen bij het creëren van ideale workflows die de uitvaltijd verminderen, de productiviteit verhogen en de klantenservice verbeteren.

1. Promoot mobiliteit

Tegenwoordig hebben juridische professionals de vrijheid nodig om altijd en overal te kunnen werken. Of het nu op kantoor, thuis, in de rechtszaal of op locatie bij cliënten is, mobiliteit is essentieel. Het gebruik van geavanceerde dicteer- en transcriptieworkflows, ondersteund door gecentraliseerde bedrijfssoftware, biedt de beste oplossing hiervoor. Met behulp van een voicerecorder of een professionele dicteerrecorder-app op hun smartphone kunnen advocaten veilig dictaten delen met hun assistenten, zelfs wanneer ze onderweg zijn.

2. Vergemakkelijk data toegang en gegevensbescherming

Naast mobiliteit biedt een cloudgebaseerde voice-workflow nog meer voordelen. Het waarborgt dat alle essentiële bestanden die de kern vormen van een advocatenkantoor altijd toegankelijk zijn, terwijl ze tegelijkertijd beschermd worden tegen computercrashes, mobiele hackers en internetonderbrekingen. Bovendien zorgen automatische back-upfuncties ervoor dat gegevens veilig zijn tegen verlies.

3. Maximaliseer productiviteit

Met behulp van digitale dicteer- en spraakherkenningstechnologieën kunnen juridische professionals elke minuut optimaal benutten. De meeste advocaten spreken zeven keer sneller dan ze typen. Als bedreven verbale communicators is het dan ook ideaal om hun stem het werk te laten doen. Dankzij spraakherkenningstechnologie kunnen ze moeiteloos notities maken, taken toewijzen, e-mails van klanten opstellen en zelfs factureerbare uren dicteren, zonder ooit het toetsenbord aan te raken.

4. Verkort doorlooptijden

‘Back-end’ spraakherkenning versnelt de doorlooptijd van transcripties zonder de workflow van advocaten te veranderen. Het proces verloopt als volgt: advocaten dicteren zoals gewoonlijk, waarna de audiobestanden worden verwerkt door spraakherkenningssoftware die ze omzet naar tekst. Vervolgens ontvangen secretariaatsmedewerkers de al voltooide eerste concepten van de documenten, waardoor ze eenvoudig en snel naar de audiobestanden kunnen luisteren en eventuele correcties kunnen aanbrengen.

5. Verminder routinematige workflowlasten

Maar ook bij routinematige taken zoals tijdsregistratie kunnen advocaten spraakherkenning gebruiken om snel en gemakkelijk hun uren te dicteren in plaats van tijd te verspillen aan handmatige invoering. Door gebruik te maken van dicteer-apps met spraakherkenningsintegratie kunnen advocaten notities of taken dicteren. De bestanden worden vrijwel automatisch omgezet in documentformaat en kunnen als bijlage bij het audiobestand worden toegevoegd. De voltooide documenten kan je dan makkelijk raadplegen via je mobiele telefoon.

Alle tijd die advocaten besteden aan het overtypen van documenten gaat ten koste van de tijd en energie die ze hebben om hun cliënten van dienst te zijn en hun bedrijf te laten groeien. Traditionele dicteerworkflows zijn weliswaar vertrouwd, maar kunnen niet voldoen aan de mobiele, on-demand behoeften van de hedendaagse ondernemende juridische professionals. Door technologische vooruitgang te omarmen, kunnen advocaten meer cliënten in minder tijd van dienst zijn – en nieuwe wegen naar succes inslaan.

Lees hier de andere teksten over technologie voor advocaten door Speech Solutions