Een bedrijfsjurist moet van alle markten thuis zijn. Dat betekent dat hij zijn juridische kennis moet combineren met andere vaardigheden. Eén daarvan is onderhandelen. Het is een skill die iedereen kan leren, met de nodige oefening. JubelServices somt vijf punten op om in je achterhoofd te houden als je gaat onderhandelen.

Onderhandelen is geen wedstrijd met winnaars en verliezers

Een onderhandeling is geen wedstrijd. Het is een spel van geven en nemen. De ideale uitkomst van een geslaagde onderhandeling is dan ook geen winnaar en een verliezer, maar een win-win. Met andere woorden: een resultaat waar ieder in zich kan vinden. Partijen hebben immers niet noodzakelijk tegenovergestelde objectieven. Je kan gerust toegeven op een punt (dat voor jou minder belangrijk is). Zo stem je de ander gunstig en kan je krijgen wat je wil op punten die voor jou wel belangrijk zijn.

Zelfs in situaties waarin je eigenlijk makkelijk het overwicht kan behalen, is het een goed idee om toegevingen te doen. De contractspartij waarmee je onderhandelt, is immers je vijand niet. Het is niet iemand die je wil verslaan of vernederen, maar een partner waar je in de toekomst allicht nog vaak mee samen zal werken.

Denk op de lange termijn

Zoals gezegd is onderhandelen een “spel”, maar geen spel van winnaars en verliezers. Je hoeft dus niet kost wat kost te winnen. Gebruik geen slinkse technieken om je grote gelijk te krijgen, maar wees eerlijk en kom je beloftes na. Enerzijds gaat onderhandelen immers niet om gelijk krijgen, maar om tot een vergelijk te komen. Anderzijds dreig je ermee voor kortetermijngewin je goede naam en reputatie op het spel te zetten. Op lange termijn ben je dan wel de verliezer.

Dit gezegd zijnde, natuurlijk mag je het op momenten “hard spelen”, maar vergeet daarbij nooit je uiteindelijke doel uit het oog.

Een grondige voorbereiding is meer dan de helft van het werk

De voorbereiding is eigenlijk nog belangrijker dan de onderhandeling zelf. De eerste stap in de voorbereiding is voor jezelf 100% helder voor ogen hebben wat je doel is: wat wil je voor jezelf en de onderneming uit de onderhandeling halen? Wat zijn je eigen sterke en zwakke punten? Op welke punten wil je toegeven, op welke zeker niet? Schrijf dit neer in een draaiboek. Zo houd je makkelijk de juiste focus.

De tweede stap is de keerzijde van de medaille: weet met wie je gaat onderhandelen. Wat zijn de sterke en zwakke punten van de andere partij aan de tafel? Wat wil die bereiken? Waar wil die zeker niet op toegeven? Deze tweede stap vraagt heel wat onderzoekswerk: lees je in over de bedrijfsprocessen – en resultaten van de ander, duik in de (professionele) sociale media (ook van de persoon die tegenover je zal zitten), leer bij over de sector, ..

Meer luisteren, minder spreken

Goed onderhandelen kan je maar als je de andere partij goed kent. De ander leren kennen doe je deels tijdens de voorbereidingsfase, door gedegen onderzoekswerk. De finesses, die leer je echter pas tijdens gesprekken met de ander. Gesprekken waarin je meer luistert dan spreekt. Experten suggereren hierbij vaak een 70%-30% verdeling. 70 % luisteren, 30% spreken. Op die manier kom je het best te weten waar de ander precies naar toe wilt. Let ook op wat er net niet gezegd wordt.

Valt het gesprek stil? Via enkele eenvoudige technieken kan je het gesprek gaande houden: gebruik bevestigende woorden als “oké”, knik bevestigend “ja” waardoor je de ander aangeeft dat je naar hem luistert, laat zelf bewust een pauze vallen om de andere aan te moedigen het woord te nemen, stel geen ja-neenvragen maar open vragen, …

De ander daarbij goed observeren is daarbij cruciaal. We hoeven er niet op te wijzen hoe belangrijk non-verbale communicatie is. Lichaamstaal, gelaatsuitdrukkingen, pauzes in een gesprek, intonatie, woordkeuze spelen allemaal een rol.

De tegenpartij is ook maar een mens

Belangrijke onderhandelingen handel je niet in één zitting af. Om het onderhandelingsproces aangenaam te laten verlopen is het dan ook belangrijk een relatie op te bouwen met de andere partij aan de onderhandelingstafel.

Niet elk gesprek in het onderhandelingsproces moet dus op het scherp van de snee zijn. Tast elkaar af. Stel de ander op zijn gemak. Laat een deel van de meeting ook eens draaien om iets anders dan de onderhandeling. Maak gerust wat tijd voor een babbeltje over koetjes en kalfjes.

Een onderhandeling met een partij is immers een continu proces. Je komt elkaar in de toekomst nog vaak tegen, houd het dus aangenaam.

Conclusie: onderhandelen is “geven en nemen”

Een onderhandeling kan een werk van lange adem zijn. Je haalt er het meeste uit als je vertrekt uit het idee dat het sowieso een spel van geven en nemen is (geef jezelf dan ook wat manoeuvreerruimte). Bereid je voor, luister goed en zie de ander niet als de ‘vijand’.

Wim Putzeys, hoofdredacteur Jubel