In dit artikel hebben we het over we virtuele juridische assistenten (VJA's). We beantwoorden vragen als: "Wat zijn virtuele juridische assistenten?", "Welke diensten bieden ze aan?", "Wat zijn de voordelen van het gebruik van een virtuele juridisch assistent?" en "Wat zijn de beperkingen?". We bekijken ook enkele statistieken.
Wat zijn virtuele juridische assistenten?
Wanneer we artikelen lezen over virtuele juridische assistenten, ontdekken we dat de term op verschillende manieren wordt gebruikt. Sommige definities beperken het tot fysieke personen die op afstand werken en aan wie puur administratieve taken worden uitbesteed. De meeste auteurs tellen ook het werk van (externe) juridische medewerkers (paralegals) mee. Nog anderen rekenen alle diensten erbij die worden aangeboden door externe (of alternatieve) juridische dienstverleners die gebruik kunnen maken van AI-gestuurde of technologie-gedreven platforms zoals bots. In de breedste zin van het woord, is een virtuele juridisch assistent dus een medewerker die op afstand advocaten, advocatenkantoren en juridische professionals helpt met verschillende taken. Ze werken doorgaans als onderaannemers voor het advocatenkantoor.
In de breedste zin van het woord, is een virtuele juridisch assistent dus een medewerker die op afstand advocaten, advocatenkantoren en juridische professionals helpt met verschillende taken.
Welke diensten bieden ze aan?
Virtuele juridische assistenten bieden een breed scala diensten aan. Ze kunnen de communicatie en interacties met cliënten stroomlijnen en vergemakkelijken. Ze kunnen bijvoorbeeld veel gestelde vragen beantwoorden en updates geven over de status van zaken, met behoud van vertrouwelijkheid en veiligheid. Ze kunnen de betrokkenheid van cliënten personaliseren. En als je met VJA-bots werkt en/of met fysieke mensen op verschillende locaties, kunnen ze 24/7 beschikbaarheid en directe reacties garanderen.
VJA’s kunnen juridisch onderzoek verrichten. Ze kunnen advocaten helpen bij het vinden van relevante jurisprudentie, statuten, regelgeving en juridische artikelen om hun argumenten te ondersteunen en sterkere zaken op te bouwen. Ze bieden directe toegang tot juridische kennis.
Ze kunnen helpen bij het opstellen van juridische documenten zoals contracten, overeenkomsten, pleidooien en andere juridische correspondentie, vaak door sjablonen te genereren of inhoud voor te stellen op basis van de context. Een gebied waar VJA-bots zeer nuttig zijn gebleken is contractnazicht. Ze kunnen contracten beoordelen, belangrijke clausules markeren, potentiële risico's identificeren en ervoor zorgen dat relevante wetten worden nageleefd.
Virtuele juridische assistenten dragen ook bij aan het vergemakkelijken en optimaliseren van dossierbeheer en workflow. Ze kunnen dossier-gerelateerde informatie, deadlines en taken organiseren en beheren, waardoor de workflow voor advocaten en juridische teams wordt gestroomlijnd. VJA-bots kunnen zorgen voor geautomatiseerde updates van dossiers.
Andere gebieden waar VJA's nuttig zijn, zijn boekhouding, facturering en tijdregistratie. Ze kunnen advocaten helpen bij het bijhouden van factureerbare uren en het beheren van de facturatie voor cliënten.
U kunt ook een virtuele juridische assistent inhuren om gegevens in te voeren.
Er is ook het aspect van due diligence. Virtuele juridische assistenten kunnen helpen bij het uitvoeren van due diligence voor fusies, overnames of andere transacties door juridische en financiële gegevens te analyseren.
VJA-bots zijn ook nuttig voor statistische analyses. Ze kunnen grote sets juridische gegevens analyseren en inzicht verschaffen in trends, patronen en mogelijke uitkomsten.
Tot slot is er EDiscovery. VJA-bots kunnen helpen bij het identificeren, verzamelen en analyseren van elektronisch opgeslagen informatie voor juridische doeleinden.
Enkele statistieken
Er zijn veel interessante statistieken beschikbaar over virtuele assistenten. Hier is een selectie.
- Virtuele assistenten kunnen de bedrijfskosten met 78% verlagen.
- Investeren in virtuele assistenten vermindert het personeelsverloop met 50%. (Het personeelsverloop heeft betrekking op het aantal mensen dat ontslag neemt uit een organisatie over een bepaalde periode).
- Virtuele assistenten verhogen de productiviteit met 13%.
- Volgens een onderzoek van de American Bar Association maakt 26% van de advocaten gebruik van virtuele assistenten of paralegals. Uit het 2020 Legal Trends Report blijkt dat advocatenkantoren gemiddeld slechts 2,5 uur per dag besteden aan taken die aangerekend kunnen worden. Dat kan worden verbeterd door werk te delegeren aan juridische virtuele assistenten.
- Uit een onderzoek van de Universiteit van Oxford blijkt dat 23% van het juridische werk kan worden geautomatiseerd door bestaande technologie en dat virtuele assistenten taken kunnen uitvoeren zoals het nakijken van documenten, contractanalyse, due diligence en onderzoek.
- In een rapport van Deloitte wordt geschat dat 39% van de juridische banen zal worden vervangen door automatisering en dat virtuele assistenten een sleutelrol zullen spelen bij het verbeteren van de productiviteit, efficiëntie en nauwkeurigheid.
- Uit een onderzoek van LawGeex bleek dat virtuele assistenten contracten sneller en nauwkeuriger kunnen beoordelen dan menselijke advocaten. Het gemiddelde nauwkeurigheidspercentage voor virtuele assistenten was 94%, vergeleken met 85% voor menselijke advocaten. De gemiddelde tijd voor virtuele assistenten om een contract te beoordelen was 26 seconden, vergeleken met 92 minuten voor menselijke advocaten.
- Volgens Gartner zullen virtuele juridische assistenten (VLA's) tegen 2023 25% van de interne verzoeken aan juridische afdelingen van grote ondernemingen behandelen, waardoor de operationele capaciteit voor interne bedrijfsteams toeneemt.
- Uit een onderzoek van Virtudesk bleek dat 82% van de bedrijfseigenaren die virtuele assistenten in dienst namen, een hogere productiviteit en efficiëntie rapporteerden, en 78% zei dat ze geld bespaarden op operationele kosten.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een virtuele juridisch assistent?
We hadden het eerder over de taken virtuele juridische assistenten kunnen doen. Door deze taken te delegeren aan een virtuele juridisch medewerker, kunnen advocaten tijd vrijmaken en zich richten op de kernaspecten van hun praktijk, zoals strategie, pleitbezorging en klantrelaties. Op die manier verhogen virtuele juridische assistenten de efficiëntie en productiviteit.
Door taken te delegeren aan een virtuele juridisch medewerker, kunnen advocaten tijd vrijmaken en zich richten op de kernaspecten van hun praktijk, zoals strategie, pleitbezorging en klantrelaties.
U kunt ook uw overheadkosten verlagen, omdat u alleen betaalt voor de diensten die u nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt. U hoeft zich geen zorgen te maken over het inhuren, trainen, superviseren of verzorgen van secundaire arbeidsvoorwaarden voor een interne medewerker. Met andere woorden, ze kunnen ook een meer kosteneffectieve oplossing zijn in vergelijking met het inhuren van extra personeel voor administratieve taken. (Zie de hierboven geciteerde statistieken).
Een virtuele juridisch medewerker kan u ook flexibiliteit en gemak bieden, omdat ze kunnen werken vanaf elke locatie en vaak op elk gewenst moment. U hebt toegang tot hun diensten op aanvraag, zonder te worden beperkt door kantooruren of locatie. U kunt ook met ze communiceren via verschillende kanalen, zoals telefoon, e-mail, chat of videoconferenties. VJA-bots werken 24/7.
Er is ook het aspect van toegang tot technologie. Virtuele juridische AI-assistenten kunnen repetitieve taken automatiseren. Ze kunnen gebruik maken van geavanceerde AI en technologie en toegang bieden tot krachtige tools die misschien niet betaalbaar of beschikbaar zijn voor kleinere advocatenkantoren.
Virtuele juridische assistenten verhogen de nauwkeurigheid. Vooral AI-gestuurde assistenten kunnen taken vaak zeer nauwkeurig en consistent uitvoeren, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt. (Zie ons artikel over wanneer advocaten en robots met elkaar concurreren).
Schaalbaarheid is een ander voordeel. Door te werken met virtuele juridische assistenten kunt u zich eenvoudig aanpassen aan de veranderende behoeften van uw advocatenpraktijk, of het nu gaat om het verwerken van een grotere werklast tijdens drukke periodes of het terugschroeven van de werklast tijdens rustigere periodes.
Wat zijn de beperkingen?
Hoewel virtuele juridische assistenten waardevolle assistentie kunnen bieden, zijn ze niet bedoeld om menselijke advocaten te vervangen. In plaats daarvan vullen ze juridische professionals aan door hun productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Het is essentieel om de specifieke behoeften van de advocatenpraktijk en de mogelijkheden van het platform voor virtuele juridische assistenten te overwegen voordat u een keuze maakt. Ze zijn bedoeld om advocaten te helpen, niet vervangen.
Hoewel virtuele juridische assistenten waardevolle assistentie kunnen bieden, zijn ze niet bedoeld om menselijke advocaten te vervangen. In plaats daarvan vullen ze juridische professionals aan.
Het is ook goed om weten dat op dit moment de meeste VJA-bots alleen in het Engels beschikbaar zijn.
Tot slot
Het gebruik van virtuele juridische assistenten zit in de lift, en dat is geen verrassing. Ze verhogen de efficiëntie en productiviteit, zijn kosteneffectief en zorgen ervoor dat advocaten zich kunnen concentreren op hun juridische werk.
0 reacties