Onderstaand artikel van Tim Van Gasse – bestuurder bij Aviniti – verscheen eerder in het juninummer 2020 van het Tijdschrift Notarieel Management.

Interesse in het volledige nummer? Bekijk hier de inhoudsopgave in preview of raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

Bij sommigen zat het er al ingebakken. Voor de meesten vormde het een grote en abrupte aanpassing: televergaderen. Nu velen noodgedwongen van thuis werken, vinden ook overlegmomenten en meetings op afstand plaats. Hoe zorg je ervoor dat die vlotjes verlopen en hun doel raken? Met deze tips kom je al een heel eind.

Zo voorkom je vergadermissers

Veel mensen beschouwen vergaderen als een noodzakelijk kwaad. Want meetings verzanden dikwijls in een rondje doelloos kletsen. Tijdens een ‘gewone’ meeting kun je vergadermissers (zoals afdwalen of gebrek aan betrokkenheid) makkelijker bijsturen. Bijvoorbeeld door oogcontact en niet-verbale communicatie. In een virtuele vergadering ligt dat moeilijker. Toch gelden de belangrijkste richtlijnen evengoed voor een gewone als voor een televergadering:

• Bepaal een duidelijke doelstelling: knopen doorhakken, taken verdelen, realisaties beoordelen, enzovoort.
• Leg de inhoud vast in een agenda die je vooraf uitstuurt. Zo kunnen de deelnemers zich grondig voorbereiden.
• Stel een begin- én einduur in om een slopende marathonsessie te voorkomen.
• Nodig alleen relevante deelnemers uit en zie daarbij niemand over het hoofd.
• Duid een ‘leider’ aan die het goede verloop van de meeting bewaakt. En een ‘notulist’ die de afspraken noteert.
• Hou de deelnemers alert en betrokken. En laat iedereen aan het woord komen.

5 regels voor virtueel vergaderen zonder verveling

Respecteer je bovenstaande richtlijnen? Dan ben je al aardig op weg naar een succesvolle vergadering. Voor extra tips rond virtueel vergaderen, haalden we de mosterd bij Justin Hale en Joseph Grenny in Harvard Business Review. Doe je voordeel met deze 5 regels.

1. Val met de deur in huis (60-second rule)

Vergaderingen dienen doorgaans om een antwoord te vinden op een vraag, of een oplossing voor een probleem. Als de deelnemers het pijnpunt erkennen en aanvoelen, zijn ze meer geëngageerd en gemotiveerd om een oplossing te zoeken. Hoe je hen daartoe aanzet? Schotel hen de eerste minuut al een opmerkelijke statistiek, treffende anekdote of illustrerende cijfers voor. Ziedaar je draagvlak!

2. Stimuleer verantwoordelijkheidsgevoel (responsibility rule)

In een virtuele vergadering kruipen mensen snel in de rol van toeschouwer, alsof ze enkel aanwezig zijn om te ‘ondergaan’. Maar een vergadering is geen toneelstuk met een podiumbeest en een passief publiek. Maak dus meteen duidelijk dat je van iedereen een actieve bijdrage verwacht. Je hoeft mensen daar niet letterlijk op te wijzen. Zorg ervoor dat iedereen zich écht gemotiveerd voelt om zijn steentje bij te dragen. Dat brengt ons bij de volgende regel: speel geen verstoppertje.

3. Wijs omlijnde taken toe (nowhere to hide rule)

In de sociale psychologie spreekt men van ‘verspreiding van verantwoordelijkheid’. Concreet: als je de verantwoordelijkheid verspreidt over een grote groep mensen, voelt niemand zich geroepen om iets te doen. Je moet er dus voor zorgen dat mensen zich niet kunnen verstoppen:

• Verdeel te bespreken kwesties of problemen over groepjes van twee tot drie mensen die met elkaar kunnen overleggen.
• Reik daartoe de nodige technologie aan zoals chatplatforms of video calls. Het handigst zijn virtuele vergaderplatforms.
• Zorg voor duidelijk omlijnde opdrachten en tijdschema’s. Bijvoorbeeld: groep A moet binnen de 3 minuten een project noemen dat de voorbije weken stroef verliep.
• Breng vervolgens het resultaat van die opdrachten in de virtuele vergadering met alle deelnemers.

Pak je dit goed aan? Dan hou je ieders aandacht vast en leveren alle deelnemers een bijdrage.

4. Ga met de grove borstel door PowerPoint (MVP rule)

Ellenlange PowerPoint-presentaties met kurkdroge content, overvolle grafieken en saai cijfermateriaal wiegen je deelnemers in slaap. Breng liever een boeiende mix van feiten en verhalen in zo min mogelijk slides. De auteurs van de 5 regels noemen dit Minimum Viable PowerPoint (MVP). Geen slide meer dan wat je nodig hebt om je boodschap over te brengen. En dat op een manier die de aandacht trekt én vasthoudt.

5. Hou een strak tempo aan (5-minute rule)

Wijs zeker om de vijf minuten (zo mogelijk sneller) een nieuwe taak toe aan je teamgenoten. Anders is de kans groot dat je wakkere deelnemers afglijden in de rol van berustende toeschouwer. Zorg voor ritme en afwisseling om hen scherp en betrokken te houden. Pols bijvoorbeeld naar meningen, feedback of vragen. Interactie is de sleutel tot een geslaagde meeting.

Tim Van Gasse – bestuurder Aviniti