Bij spraakherkenning kunnen we een onderscheid maken tussen twee systemen: autonoom of in de workflow geïntegreerd. Beide bieden uiteraard heel wat voordelen, hieronder lees je wat het verschil is tussen beide systemen en waarom een geïntegreerde spraaktechnologie toch heel wat extra efficiëntie oplevert.

Autonome spraakherkenning

Spraakherkenning als standalone oplossing biedt een aantal belangrijke voordelen. Zo zal de tijd die medewerkers nodig hebben om tekst in te voeren aanzienlijk verkorten. Wist je bijvoorbeeld dat we gemiddeld tot zeven keer sneller spreken dan typen. Met spraaktechnologie zal de productie van je documenten – van eenvoudige brieven tot complexe rapporten – aanzienlijk sneller gaan dan met behulp van het toetsenbord.

Standalone systemen maken gebruik van front-end spraakherkenning om het gesproken woord om te zetten in tekst. Dit staat ook bekend als interactieve spraakherkenning en is het proces van het creëren van documenten die in real-time op het scherm aan de gebruiker worden gepresenteerd.

Sommige, maar niet alle systemen ondersteunen front-end spraakherkenning, die ook gebruikt kan worden om direct tekst in te voegen in bestaande softwaretoepassingen, zoals Microsoft Word, Outlook of case management systemen.

Tot zover alles goed. Maar hier komen enkele beperkingen van de standalone aanpak naar voren. Het is vooral niet zo geschikt voor de groeiende behoefte om op afstand of onderweg te werken, omdat er meestal geen mobiele app-functie wordt meegeleverd als onderdeel van de oplossing.

Bepaalde stappen in het totale documentcreatieproces kunnen ook problematisch zijn. In de meeste systemen wordt de stemopname bijvoorbeeld niet opgeslagen zodra de tekst is uitgeschreven, dus als de assistent later tijdens het proeflezen van het document een vraag heeft, kan hij of zij niet teruggaan naar de oorspronkelijke opname om te controleren wat er daadwerkelijk is gezegd.

Spraaktechnologie plus workflow

Eerst en vooral is het belangrijk om te begrijpen wat we bedoelen met workflow. In wezen is een workflow een reeks taken die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd door verschillende medewerkers om een specifiek bedrijfsproces te voltooien. Workflow-software is een tool die de volgorde van deze stappen automatiseert. Spraakherkenning integreren met workflow doet dus alles wat een standalone systeem kan en nog veel meer!

Het is belangrijk dat het voldoet aan de groeiende eisen van hybride en extern werken en de mogelijkheid biedt om documenten onderweg te maken, bewerken en beoordelen.

Dit wordt gedaan door een mobiele app te integreren die meestal zowel Android- als iOS-apparaten ondersteunt. Hierdoor kan de auteur zijn mobiele apparaat (of een draagbare voicerecorder) gebruiken om audiobestanden op te nemen en deze later te uploaden voor automatische transcriptie, ook wel bekend als backend-spraakherkenning. Mobiele apparaten kunnen ook worden gebruikt om automatisch documenten te maken met behulp van spraak-naar-tekstsoftware.

De toevoeging van de workflow-functie biedt daarom een veel beter overzicht van de status van een document gedurende de productiecyclus en kan specifieke problemen of vertragingen aan het licht brengen die mogelijk moeten worden aangepakt, vooral als het document is geclassificeerd als 'urgent'.

Het resultaat kan daarom een aanzienlijk kortere doorlooptijd van documenten zijn, vooral voor auteurs die veel onderweg zijn. Ze besparen niet alleen tijd bij het samenstellen van het originele ontwerpdocument, maar kunnen ook de volledige documentworkflow op afstand beheren vanaf een mobiel apparaat.

Alle voor- en nadelen lees je hier uitgebreid uitgelegd.