Collaboratief onderhandelen is een bijzondere vorm van conflictonderhandeling. Artikel 1738 Ger. W. definieert het als “een vrijwillig en vertrouwelijke procedure van geschillenoplossing door onderhandeling waarbij conflicterende partijen en hun respectieve advocaten betrokken zijn en laatstgenoemden optreden in het kader van een exclusief en beperkt mandaat van bijstand en adviesverlening om een minnelijk akkoord te bewerkstelligen”.

De geschillen opgesomd in artikel 1724 Ger. W. kunnen het voorwerp uitmaken van de collaboratieve onderhandeling. In het algemeen kunnen alle privaatrechtelijke conflicten van vermogensrechtelijke aard en de niet-vermogensrechtelijke conflicten die vatbaar zijn voor dading het voorwerp uitmaken van een collaboratieve onderhandeling.

De buitengerechtelijke collaboratieve onderhandeling vindt zijn oorsprong in de overeenkomst tussen de partijen. De gerechtelijke collaboratieve onderhandeling ontstaat uit de wilsovereenstemming tussen de partijen tijdens een rechtsgeding.

Een collaboratief onderhandelingsprotocol wordt opgesteld (“contract”). Dit protocol wordt ondertekend door de deelnemers en de collaboratieve advocaten. In dit protocol worden de partijen geïdentificeerd, het conflict omschreven, het vertrouwelijkheidsprincipe, de vrijwilligheid, enzovoort, opgenomen.

Let op: de ondertekening van dit protocol schort de verjaringstermijnen m.b.t. het conflict op, maar niet de vervaltermijnen. Het verval kan slechts worden vermeden door het uitbrengen van een dagvaarding. Ook het treffen van bewarende en voorlopige maatregelen is tijdelijk niet meer toegestaan.

Hoewel de wetgever spreekt van een “procedure”, is het essentieel dat de deelnemers zelf met elkaar onderhandelen. De partijen verbinden zich ertoe geen geding op te starten of voort te zetten.

Verder bepaalt artikel 1739 Ger. W. dat “enkel collaboratieve advocaten de collaboratieve onderhandelingen mogen voeren”. Deze exclusiviteit wordt eveneens bevestigd door het Grondwettelijk Hof[1] aangezien er immers nog andere vormen van onderhandelen en bemiddelen mogelijk zijn die wel door andere juristen en deskundigen kunnen worden gevoerd.

Een collaboratieve advocaat is een advocaat die een bijzondere opleiding volgt, de vereiste kennis verkrijgt, het reglement voor collaboratieve advocaten onderschrijft en ingeschreven staat op de lijst van collaboratieve advocaten. Hun taak wordt beperkt tot het verlenen van bijstand aan de cliënt (onderhandelingscoach). De collaboratieve advocaat zorgt voor een zuivere wilsovereenstemming van zijn cliënt met het collaboratief onderhandelend akkoord.

Mocht een van de partijen zich terugtrekken uit de collaboratieve onderhandeling, mogen de collaboratieve advocaten niet meer tussenkomen in een geding tussen dezelfde partijen in het kader van een geschil dat het voorwerp heeft uitgemaakt van de collaboratieve onderhandelingen (terugtrekkingsplicht)[2].

Volgens het Grondwettelijk Hof[3]verhindert deze terugtrekkingsplicht niet het recht op een vrije keuze van de advocaat. Dit recht blijft in andere gevallen onverkort bestaan en, bovendien, kiezen de deelnemers vrij om deel te nemen aan de collaboratieve onderhandeling.

De documenten opgemaakt en de mededelingen gedaan in de loop van de collaboratieve onderhandeling zijn vertrouwelijk[4]. Daarentegen vallen de informatie en documenten die bestonden vóór het opstarten van de collaboratieve onderhandeling, niet onder dit vertrouwelijkheidsprincipe.

Een essentieel kenmerk van collaboratief onderhandelen is echter het spontaan verschaffen van volledige openheid van informatie[5]. Om te vermijden dat overgemaakte informatie en documenten worden gebruikt in het rechtsgeding dat volgt op een onsuccesvolle collaboratieve onderhandeling, kunnen de partijen schriftelijk overeenkomen dat deze informatie onderworpen is aan de vertrouwelijkheid van artikel 1745, §3 juncto artikel 1728 Ger. W.

Het collaboratief onderhandelingstraject verloopt als volgt:

1. Initieel overleg tussen de collaboratieve advocaat en zijn cliënt.
2. Collaboratieve advocaten nemen contact op met elkaar.
3. Voorbereiding van de collaboratieve onderhandelingen door de collaboratieve advocaat en de cliënt.
4. Voorafgaand overleg tussen de collaboratieve advocaten.
5. Eerste gezamenlijke overlegsessie (eerste ontmoeting).
6. Debriefing tussen de collaboratieve advocaat en de cliënt en tussen de collaboratieve advocaten onderling.
7. Verdere voorbereidingsbijeenkomsten met de cliënt en overlegsessies tussen de deelnemers en de collaboratieve advocaten.
8. Ontwerptekst van het akkoord

Nadat de cliënten akkoord gaan met de ontwerptekst van het akkoord, beleggen de advocaten een ondertekeningsessie. In laatste instantie zullen de deelnemers en de collaboratieve advocaten het akkoord dan formeel bevestigen en ondertekenen.

Een collaboratief onderhandelend akkoord is in principe in rechte afdwingbaar (vaststellingsovereenkomst). De feiten en rechten van de partijen worden op bindende wijze vastgelegd. Indien de partijen wederzijdse toegevingen hebben gedaan, spreekt men van een dading (vorm van vaststellingsovereenkomst)[6]. Dit akkoord strekt de partijen tot wet en is aldus in principe niet vertrouwelijk.

Let op: deze overeenkomst kan voor de rechtbank afgedwongen worden. Het collaboratief onderhandelend akkoord kan desgevallend worden omgezet naar een uitvoerbare titel door dit akkoord op te nemen in een notariële akte of in een akkoordvonnis.

Joost Peeters en Roxanne Sleeckx, Studio Legale

Advocaat Joost Peeters is een erkend collaboratief onderhandelen advocaat op de lijst van collaboratieve advocaten.

Referenties

[1] GwH 24 september 2020.

[2] Artikel 1745, §3 Ger. W.

[3] GwH 24 september 2020.

[4] Artikel 1745, § 3 juncto 1728 Ger. W.

[5] Artikel 1745 Ger. W.

[6] N. PORTUGAELS, De vaststellingsovereenkomst, Antwerpen, Intersentia, 2018, 200. Voor dading: artt. 2044 tot 2058 BW.