De voordelen van het aangaan van een professionele samenwerking liggen voor de hand. Maar het blijft een vergaande verbintenis die enige denkoefening vereist en waarbij de nodige juridische omkadering onontbeerlijk is. De gouden regel is immers: goede afspraken maken goede (professionele) vrienden.

Bepaal de optimale samenwerkingsvorm

Allereerst moet u bepalen wat de optimale samenwerkingsvorm is, die het meest aangepast is aan de wensen van de samenwerkende partijen. In zijn meest geïntegreerde vorm brengen jullie de samenwerking onder in een vennootschap met rechtspersoonlijkheid (VOF, BV, NV, …). Meestal wensen de partijen echter niet zover te gaan en regelen zij de samenwerking op zuiver contractuele basis. Dat wordt een ‘associatieovereenkomst’ genoemd, hoewel we zo’n overeenkomst meestal als een maatschap kunnen kwalificeren. In zijn meest losse vorm kunnen allerhande samenwerkingsovereenkomsten worden afgesloten, waarbij er eerder sprake is van een punctuele samenwerking op bepaalde vlakken.

Wat de meest optimale vorm van samenwerken is, moet steeds geval per geval worden bekeken. Daarbij is van belang dat elke keuze voor een samenwerkingsvorm bepaalde implicaties heeft op juridisch, fiscaal, boekhoudkundig en administratief vlak.

Leg vast hoe u zult samenwerken

Nadat u heeft gekozen voor een klassieke ‘associatieovereenkomst’ (maatschap), beslist u in een volgende stap hoe u wenst te samen te werken. Hoe werkt u vandaag in de praktijk? Wilt u daar iets aan veranderen of wenst u louter de samenwerking te omlijnen?

Volgende zaken moet u zeker opnemen:

• Financiële regeling: gemeenschappelijke kosten, inkomsten, verdeelsleutel, investeringen, bankrekening
• Benaming: hoe willen wij naar buiten treden?
• Beschikbaarheden van de deelgenoten aan de samenwerking
• Uitbreiding: wie mag toetreden, inloopregeling
• Besluitvormingsprocedures: vaste overlegmomenten, meerderheden, dagelijkse leiding

Ook wanneer u kiest voor een andere samenwerkingsvorm, bijvoorbeeld een BV, is het aangewezen om over bovenstaande punten duidelijke afspraken te maken in de statuten, een intern reglement of een aandeelhoudersovereenkomst.

Denk nu al na over een mogelijk exit-scenario

Hoe goed de intenties op het moment van het professioneel huwelijk ook zijn, soms loopt het toch mis. Als alles goed gaat, blijven de documenten die jullie opstelden bij het begin van de samenwerking, vaak ergens diep in een lade verborgen liggen. Pas wanneer het fout dreigt te lopen, worden ze bovengehaald en wordt het belang van goede contractuele afspraken echt duidelijk.

Wanneer de professionele partners er niet in slagen het geschil te ontmijnen, zal een goed opgestelde overeenkomst soelaas brengen. Die bevat namelijk een vrij uitgebreide regeling omtrent de mogelijkheden om de samenwerking te beëindigen. Als de echtscheiding een vechtscheiding wordt, zal de overeenkomst ook een geschillenregeling behelzen. Dat kan gaan over het aanduiden van een bevoegde rechtbank, maar ook om een bemiddelings- of arbitrageprocedure.

Wannes Gardin, Team Manager Legal Vandelanotte