In deel 1 van onze checklist voor software voor juridisch dossierbeheer hadden we het voornamelijk over essentiële functionaliteiten die uw softwareoplossing moet bieden. In deel 2 besteden we eerst aandacht aan enkele optionele modules en functionaliteiten die ook waardevol kunnen zijn voor uw bedrijf. We sluiten af met enkele algemene overwegingen met betrekking tot de dienstverleners en de diensten die zij leveren.

De meeste dienstaanbieders bieden aanvullende modules aan, die vaak gericht zijn op gespecialiseerde taken, en daarom optioneel zijn. De rapportagemogelijkheden zijn soms opgenomen in het pakket en soms optioneel. Ze geven meestal een goed inzicht in de volwassenheid van het product. Andere modules kunnen te maken hebben met kantoorbeheer, productiviteit, of met het logistiek beheer van het kantoor. Grotere advocatenkantoren kunnen ook geïnteresseerd zijn in modules voor kennisbeheer en datamining.

Als uw bedrijf gespecialiseerd is in bepaalde materies, zoals, bijvoorbeeld schuldinzameling, of fusies en overnames, liquidaties, enz., zijn er vaak speciale modules beschikbaar die speciaal voor die doeleinden zijn ontworpen. Het is ook mogelijk dat u overweegt om op een andere dienstaanbieder een beroep te doen voor dergelijke gespecialiseerde functionaliteiten. In dat geval zal u met meer dan één dienstverlener moeten werken.

Als u van plan bent softwareoplossingen van andere dienstaanbieders te gebruiken, moet u onderzoeken of die diensten kunnen worden geïntegreerd in uw gekozen softwareoplossing. Is dat niet het geval, dan moet u er zeker van zijn dat ze minstens gegevens kunnen uitwisselen met uw gekozen softwareoplossing. We gaven al de voorbeelden van boekhoudingssoftware en optionele gespecialiseerde modules, maar het geldt ook voor enkele andere vaak voorkomende scenario’s. De meeste bedrijven gebruiken immers Microsofts Office 365. En veel mensen vertrouwen ofwel op Gmail en Google Agenda, ofwel op Outlook en/of Exchange voor hun e-mail en agenda. Als dit voor u het geval is, dan wilt u een oplossing die een naadloze integratie met deze toepassingen biedt.

Tegenwoordig maken veel bedrijven gebruik van publieke cloud diensten (DropBox, Onedrive, Google Drive, enz.). Ze doen dit bijv. om documenten delen, of om op bepaalde documenten te kunnen samenwerken; of om back-ups te maken van hun gegevens, enz. Biedt uw softwareoplossing een integratie aan met deze diensten?

Veiligheid en gegevens zijn ook belangrijke overwegingen. Biedt de software een eenvoudige oplossing om gebruikers en hun toegangsrechten te beheren? Worden de gegevens versleuteld? Is het mogelijk om email te encrypteren? Kunnen de gegevens gemakkelijk geïmporteerd en geëxporteerd worden? Als u op zoek bent naar een cloud-oplossing waar uw gegevens op de servers van de dienstverlener staan, welke rechten hebben u en de dienstverlener dan op de gegevens? Kan de serviceprovider u bijv. toegang tot de gegevens weigeren als u niet tijdig betaalt, of niet langer van zijn diensten gebruik wilt maken?

Tot nu toe hebben wij het voor uw checklist gehad over functionele vereisten m.b.t. de software zelf. Maar er zijn ook andere belangrijke overwegingen. U moet bijvoorbeeld ook aandacht besteden aan de gebruikservaring: is de software intuïtief en makkelijk te gebruiken? En hoe worden de ondersteuning en training georganiseerd? Zijn er handleidingen, tutorials, webinars of podcasts voorhanden? Wanneer kan de helpdesk bereikt worden, en op welke manieren (telefoon, e-mail, live chat, toegang op afstand, …)? De prijs is natuurlijk ook een belangrijke factor. Zijn er verborgen kosten of kosten die na verloop van tijd zullen stijgen? En hoe zit het met de upgrades: wat is de frequentie, wat zijn de voorwaarden en wat is de kostprijs? Biedt de dienstaanbieder u een gratis proefperiode, en zo ja, voor hoe lang?

Tenslotte is het altijd een goede gewoonte om wat informatie in te winnen over het bedrijf zelf waarmee u overweegt in zee te gaan. Hoe lang is het bedrijf op de markt? Wat is de levensvatbaarheid van het bedrijf als een dienstverlener?

Cicero LawPack scoort goed op de items die hierboven vermeld werden. Wij bieden verschillende optionele modules en functionaliteiten, die uiteenlopen van modules voor kantoorbeheer tot incasso en invordering, enz. Ons pakket heeft uitgebreide rapportagemogelijkheden en biedt ook veel andere functionaliteiten aan die boven besproken werden. Wij werken reeds perfect samen met Microsoft-producten zoals Office 365, Outlook, enz., en ook met Onedrive. Integratie met Gmail zal binnenkort ook een feit zijn. U kunt een beroep doen op een uitstekende Helpdesk, en er zijn opleidingen, handleidingen, tutorials en webinars, enz. beschikbaar. Met Cicero 10 als een service, zijn upgrades opgenomen in de kostprijs. Er wachten u dus geen onaangename verrassingen. En Informa Europe, het bedrijf achter Cicero LawPack, is al 30 jaar de onbetwiste marktleider. Het is een veilige keuze!