Kantoor & beleid

Het ‘agile’ advocatenkantoor – Wat en waarom

Geschreven door CICERO LawPack

U hebt misschien al gehoord van ‘agile’ advocatenkantoren of dat advocatenkantoren aangespoord worden om meer ‘agile’ te worden. Wat betekent het? En waarom is het belangrijk voor een advocatenkantoor om ‘agile’ te zijn?
(Noot: er bestaat nog geen geijkte vertaling voor ‘agile’. In de context van ‘agile’ projectmanagement wordt het vertaald als behendig, wendbaar, of flexibel, en vaak wordt de term ‘agile’ gewoon overgenomen in het Nederlands).

Wat is agiliteit?

Het concept ‘agiliteit’ vindt zijn oorsprong in IT-projectmanagement. In 2001 publiceerden toonaangevende experts uit de IT-industrie het Manifesto for Agile Software Development. Dit manifest bevat 12 basisprincipes, evenals een methodologie en terminologie voor softwareontwikkeling die op deze principes zijn gebaseerd.

Wikipedia definieert het als volgt: Agile softwareontwikkeling beschrijft een benadering van softwareontwikkeling waarbij de vereisten en oplossingen bepaald worden door de gezamenlijke inspanning van zelforganiserende cross-functionele teams, die bestaan uit de ontwikkelaars en hun klanten/eindgebruikers. Het pleit voor adaptieve planning, evolutionaire ontwikkeling, vroegtijdige levering en voortdurende verbetering, en het moedigt een snelle en flexibele reactie op veranderingen aan (vertaling van de Engelse Wikipedia. De Nederlandstalige Wikipedia geeft geen definitie).

Agile Project Management heeft zijn eigen terminologie, die niet echt intuïtief is. Het gebruikt termen zoals een sprint voor een reeks opdrachten, een gebruikersverhaal of user story voor een groep taken binnen een sprint, of een retrospectief/retrospective voor een bijeenkomst met als doel de verwezenlijkingen, mislukkingen en gemiste kansen van de sprint te evalueren.

Hoewel deze principes en methodiek oorspronkelijk bedoeld waren voor softwareontwikkeling, werd meteen duidelijk dat ze het projectmanagement in het algemeen ten goede konden komen. Inmiddels hanteert ongeveer de helft van de projectmanagers de principes en methodologie van wendbaar projectmanagement.

Agile Advocatenkantoren

De principes waarop agiliteit gebaseerd is, kunnen ook gebruikt worden voor advocatenkantoren en juridisch projectbeheer. “Agile verwijst naar juridisch projectmanagement dat continue verbetering, samenwerking, aanpassing, teaminspanningen en snelle levering van waardevolle juridische diensten aanmoedigt”, aldus Ivan Rasic. Volgens Roya Behnia, die een van de auteurs was van het Agile Manifesto for lawyers, heeft een ‘agile’ advocatenkantoor de volgende kenmerken:

  • continue samenwerking met cliënten;
  • inzet voor flexibiliteit en snelheid;
  • directe communicatie in plaats van complexe documentatie;
  • continue focus op de doelen van de client;
  • realistisch afwegen van risico’s en
  • een uitgesproken voorkeur voor eenvoudige oplossingen.

Waarom is agiliteit belangrijk voor advocaten?

Jim Hassett bemerkt terecht dat advocaten, net als softwareontwikkelaars, cliënten hebben die vaak van mening veranderen. En daar moet men op voorbereid zijn. Voeg daar aan toe dat klanten steeds vaker gaan eisen dat juridische dienstverleners kunnen aantonen dat ze weten hoe ze projecten moeten beheren, vooraleer ze besluiten om hen in dienst te nemen. In zijn blog schrijft ‘The Clever Project Manager’ dat agiliteit gewoon de manier is waarop de zaken er thans aan toe gaan. Klanten verwachten immers onmiddellijke bevrediging, en ze verwachten dat alles vlot verloopt en verder verbetert, of ze gaan op zoek naar alternatieven. De enige manier om succesvol te zijn in deze omstandigheden is om in te spelen op de behoeften van uw gebruikers en flexibel genoeg te zijn om uw prioriteiten aan te passen wanneer de markt erom vraagt.

In deze context is agiliteit synoniem van flexibiliteit, “de vrijheid om op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen, gebaseerd op de juiste hoeveelheid informatie. (….) Het betekent dat de besluitvorming op basis van gegevens en redeneringen just-in-time moet verlopen. Flexibiliteit biedt de ruimte om aanpassingen door te voeren, wat op zijn beurt succes mogelijk maakt; onnodige rigiditeit zorgt op lange termijn voor stagnatie en voor falen.”

Agiliteit is met andere woorden slechts een weerspiegeling van de werkelijkheid. Het is essentieel om onzekerheid te accepteren, voortdurend te blijven evalueren, aan te passen en de prioriteiten van je inspanningen te herschikken, wanneer de omstandigheden veranderen. Dat is immers hoe de wereld werkt: dingen veranderen voortdurend. In essentie vraagt agiliteit ons om op lange termijn rekening te houden met veranderingen.

Het doel van ‘agile’ juridisch projectmanagement is om uw cliënten toegevoegde waarde te kunnen geven door te anticiperen dat uw strategieën zullen moeten aangepast worden aan veranderende omstandigheden. Zo verhoogt ‘agile’ projectmanagement de productiviteit, efficiëntie en uw rentabiliteit. Het verbetert ook de communicatie in uw team en zorgt voor betere opleveringstijden. Dat alles resulteert in tevreden klanten.

Software voor het beheer van uw advocatenkantoor, zoals CICERO LawPack, is een noodzakelijk instrument voor een ‘agile’ beheer van advocatenkantoren. Het draagt bij tot flexibiliteit, efficiëntie en productiviteit, en zorgt ervoor dat u op elk ogenblik snel de relevante informatie voor ogen hebt.

Cicero LawPack

Wilt u meer lezen van deze auteur? Klik hier voor meer blogartikels of bezoek de auteurspagina van Cicero LawPack op Jubel.

Bronnen:

Opmerking plaatsen

X